Как работает Информационное письмо?

Информационное письмо о последующих действиях посылается по электронной почте каждый второй понедельник всем зарегистрированным получателям.

Информационное письмо содержит обзорные данные в формате «стоп-кадра» о том, насколько хорошо ваша компания соблюдала правила ЕС о времени управления транспортным средством и периодах отдыха, (EC) № 561/2006, и правила ЕС о времени работы на автодорожном транспорте, 2002/15/EC, на момент отправления письма. Информационное письмо содержит различные поля, которые отражают различные категории данных тахографа. Из Информационного письма можно оперативно получить четкую информацию о том, на чем нужно сосредоточить первоочередное внимание.

Цвета в письме покажут, насколько срочно необходимо предпринять действия в конкретном направлении:

  • Красный цвет показывает, что действия следует предпринять немедленно.
  • Желтый цвет показывает, что действия следует предпринять вскоре.
  • Зеленый цвет показывает, что на данный момент не требуется предпринимать никаких действий.
 
Нарушения норм времени управления транспортным средством
3
ПОКАЗАТЬ
 
 
Нарушения норм рабочего времени
0
ПОКАЗАТЬ
 
 
Задержанные загрузки
0
ПРОСМОТР
 
 
Калибровка тахографа
0
РАЗРЕШЕНИЕ
 
 
Карточки водителей с истекающим сроком действия
2
ПОКАЗАТЬ
 
 
Корпоративные карточки с истекающим сроком действия
1
РАЗРЕШЕНИЕ
 
 
Водительские удостоверения с истекающим сроком действия
2
ПОКАЗАТЬ
 
 
Проблемы привязки компании
0
ПОКАЗАТЬ
 
 
Некорректные файлы
0
ПРОСМОТР
 

Цветовые обозначения показывают, есть ли в конкретной области проблемы, которые требуется решать немедленно. В графической форме показано количество проблем, которые в данный момент времени не устранены в конкретной области и должны быть проконтролированы. Щелкните Показать, чтобы получить доступ к порталу, где доступна дополнительная информация по категориям.

Поля в Информационном письме

Вы не знаете, какая именно информация указывается в полях Информационного письма?

В этих инструкциях описано, какая именно информация указана в каждом поле и какой смысл имеют цветовые обозначения в каждой категории.

Нарушения норм времени управления транспортным средством и нарушения норм рабочего времени

Нарушения норм времени управления транспортным средством относятся к директиве ЕС о времени управления транспортным средством и времени отдыха, (EC) № 561/2006, а нарушения норм рабочего времени — к директиве ЕС о времени работы на автодорожном транспорте, 2002/15/EC. Нарушения обеих категорий могут быть отображены в Информационном письме. Чтобы отображались нарушения времени работы, необходимо активировать эту опцию на Портале тахографов Scania. Также на портале можно задать параметры для нарушений времени работы.

Когда новый файл передается на Портал тахографов Scania, он анализируется на наличие новых нарушений, относящихся к обеим категориям. Новые нарушения должны быть обработаны и затем заархивированы. При нажатии на этот раздел вы переходите на страницу Анализ > Нарушения, на которой вы можете обработать нарушения.

Разделы Информационного письма отмечаются красным цветом при наличии нарушений, не обработанных на момент отправления письма. При отсутствии нарушений, которые требуется обработать, этот раздел отмечается зеленым цветом.

Задержанные загрузки

Задержанные загрузки базируются на интервале напоминаний, заданном вами на странице Настройки > Водители > Интервалы загрузки и на странице Настройки > Автомобили > Напоминания. При нажатии на этот раздел вы переходите на страницу Операции > Напоминания, на которой вы можете увидеть задержанные загрузки вашей компании.

Задержка файла означает, что прошел как интервал загрузки, так и интервал напоминания без передачи файла на портал. В этом случае этот раздел письма о последующих действиях будет отмечен красным цветом. При отсутствии задержанных загрузок, этот раздел отмечается зеленым цветом.

Калибровка тахографа

Тахографы на ваших автомобилях должны проходить калибровку каждые два года. При нажатии на этот раздел вы перейдете на страницу Настройки > Автомобили > Сведения об автомобилях, где показано, когда должна быть проведена очередная калибровка автомобилей.

Если любой из автомобилей пропустил дату следующей калибровки, этот раздел будет отмечен красным цветом. Если до следующей калибровки одного из ваших автомобилей осталось менее двух месяцев, этот раздел будет отмечен желтым цветом. Если до следующей калибровки всех ваших автомобилей осталось более двух месяцев, этот раздел будет отмечен зеленым цветом. Все сведения о калибровке основаны на последнем полученном файле.

Карточка водителя с истекающим сроком действия, корпоративная карточка с истекающим сроком действия и водительское удостоверение с истекающим сроком действия

Карточки водителей, корпоративные карточки и водительские удостоверения, которые будут действовать ограниченный период времени. По истечении этого периода карточки потребуется заменить.

Примечание. Даты окончания действия водительских удостоверений, в отличие от карточек водителей и корпоративных карточек, должны добавляться на портал вручную.

В графах Информационного письма будет указано количество карточек водителей, корпоративных карточек и водительских удостоверений с истекающим сроком действия. Если срок действия карточек близится к окончанию, графы будут выделены желтым цветом. Если поле отмечено красным, это значит, что срок действия карточек уже истек. Эти карточки следует немедленно заменить.

Примечание. После окончания срока действия карточек водителей обязательно перенесите с них все оставшиеся данные.

Информация о привязке тахографов для компании

Тахограф, установленный на автомобиле, должен быть привязан к карточке, которая относится к вашей компании. Если тахограф не привязан, возможен несанкционированный доступ к вашим данным. Следовательно, привязка тахографов важна для обеспечения конфиденциальности. Если тахограф привязан к карточке, которая принадлежит вашей компании, информация, имеющая отношение к вашей компании, может быть потеряна. В случае проверки на компанию могут быть начислены штрафы, поскольку закон требует, чтобы все данные с карточек водителей архивировались.

При нажатии на этот раздел вы перейдете на страницу Настройки > Автомобили > Сведения об автомобилях, где показаны сведения о привязке автомобилей к компании. Если любой из автомобилей привязан некорректно, поле выделено красным цветом. Это означает, что карточка, к которой привязан тахограф, не относится к той же компании, что и карточка, которая использовалась при последней загрузке зарегистрированных данных. Желтый цвет показывает, что имеются автомобили с непривязанными тахографами. Зеленый цвет означает, что автомобили с непривязанными или некорректно привязанными тахографами отсутствуют.

Некорректные файлы

В этом разделе отображаются некорректные файлы, переданные на портал. Это могут быть поврежденные файлы или досье автомобиля без сведений о водителе. Повреждение файла может вызываться аппаратными проблемами с тахографом. Для получения дополнительной информации и помощи обратитесь в вашу местную службу помощи Helpdesk. Если файл не содержит сведения о водителе, тахограф может блокироваться при использовании карточки, не принадлежащей вашей компании. Для проверки перейдите на страницу Настройки > Автомобили > Сведения об автомобилях.

При нажатии на это поле откроется страница Переданные файлы > Файловый архив. Здесь отображается более подробная информация об ошибке и времени загрузки файла.

Поле отмечается красным цветом, если за последние 2 недели загружался некорректный файл. Поле отмечается зеленым цветом, если все полученные файлы являются корректными.

Отслеживание нарушений

Указываются ли в Информационном письме нарушения норм времени управления транспортным средством или нарушения норм рабочего времени, допущенные вашими водителями?

Если это так, вам необходимо отслеживать эту информацию. Откройте страницу портала Анализ > Управление нарушениями. Здесь можно сформировать отчет по каждому водителю, в котором будут показаны допущенные им нарушения. Правила управления нарушениями описаны ниже.

Как управлять нарушениями?

  1. Распечатать отчет, в котором описаны нарушения.
  2. Проанализируйте нарушения вместе с водителем, который допустил эти нарушения. Необходимо обсудить, почему нарушения имели место, и как можно исключить риск их повторения в будущем.
  3. Вы должны понимать как характер, так и причину нарушений. Подпишите отчет и попросите водителя поставить свою подпись.
  4. Сдайте подписанный отчет в архив вместе с примечанием о причине нарушения. Примечание желательно написать на распечатке тахографа с момента совершения нарушения. Если проводится официальная проверка, вы можете продемонстрировать отчет, подтверждающий, что осуществляется контроль допущенных нарушений.

Почему необходимо отслеживать нарушения?

  • Нормативы работы и отдыха способствуют здоровой конкуренции в транспортной отрасли, повышают уровень дорожной безопасности и создают более благоприятные условия труда водителей. Контролируя допущенные нарушения, вы способствуете достижению этих целей.
  • Если вы отслеживаете нарушения и обсуждаете их с водителями, вы можете предотвратить повторное возникновение таких же нарушений. Предотвращая нарушения, вы и ваши водители также можете избежать начисления штрафов.
  • Если проводится официальная проверка, вы можете продемонстрировать, что вами осуществляется активная работа для гарантии соблюдения графиков работы и отдыха водителей, и вам известно содержание соответствующих правил.

Примечание. Письмо о последующих действиях содержит информацию о всех нарушениях, переданную на портал на момент отправления письма. Тем не менее, могут оставаться нарушения, которые не были выгружены на портал. Поэтому письмо не гарантирует, что ваши водители работали с полным соблюдением законов.

Если у вас есть вопросы о том, как следует действовать при отслеживании нарушений, свяжитесь с вашим дилером.