Cum funcționează Scrisoarea de analiză?

Scrisoarea de analiză se trimite prin e-mail, din două în două săptămâni, în ziua de luni, tuturor destinatarilor înregistrați pentru a primi scrisoarea.

Scrisoarea de analiză oferă o imagine instantanee asupra modului în care compania dvs. a respectat regulamentul UE privind timpul de conducere și pauzele de odihnă, și anume regulamentul CE nr. 561/2006 și directiva UE 2002/15/CE privind organizarea timpului de lucru al persoanelor care efectuează activități de transport rutier, la data expedierii acestei scrisori. Scrisoarea de analiză conține mai multe câmpuri diferite, ce reprezintă categorii diferite de date de tahograf. În scrisoarea de analiză puteți vedea rapid și clar dacă compania dvs. trebuie să se concentreze pe o anumită categorie.

Culorile utilizate în scrisoare indică gradul de urgență cu care trebuie tratată o anumită categorie:

  • Roșu indică faptul că o acțiune trebuie întreprinsă în categorie imediat.
  • Galben indică faptul că o acțiune trebuie întreprinsă în categorie nu peste mult timp.
  • Verde indică faptul că nicio acțiune nu trebuie întreprinsă în categorie în prezent.
 
Încălcări privind timpul de conducere
3
AFIȘARE
 
 
Încălcări privind timpul de lucru
0
AFIȘARE
 
 
Transferuri de date întârziate
0
VIZUALIZARE
 
 
Calibrare tahograf
0
VISA
 
 
Carduri pentru șoferi care expiră
2
AFIȘARE
 
 
Carduri de firmă care expiră
1
VISA
 
 
Permise de conducere care expiră
2
AFIȘARE
 
 
Probleme cu privire la dispozitivul de blocare al companiei
0
AFIȘARE
 
 
Fișiere invalide
0
VIZUALIZARE
 

Culorile indică faptul că o anumită zonă necesită monitorizare imediată. Ilustrația prezintă numărul de probleme care există într-o anumită zonă și necesită monitorizare. Faceți clic pe Afișare pentru a accesa portalul web, de unde puteți urmări ce s-a întâmplat în categorie.

Câmpuri în Scrisoarea de analiză

Nu știți exact ce reprezintă câmpurile din Scrisoarea de analiză?

Instrucțiunile de mai jos explică semnificația fiecărui câmp în parte, precum și semnificația culorilor aferente fiecărei categorii.

Încălcări privind timpul de conducere și încălcări privind timpul de lucru

Încălcările privind timpul de conducere sunt violări ale regulamentului UE privind timpul de conducere și pauzele de odihnă, (CE) nr. 561/2006, în timp ce încălcările privind timpul de lucru sunt violări ale directivei 2002/15/CE privind organizarea timpului de lucru al persoanelor care efectuează activități de transport rutier. Ambele tipuri de încălcări pot fi afișate în Scrisoarea de analiză. Pentru afișarea încălcărilor privind timpul de lucru, această opțiune trebuie să fie activată în Portalul tahograf Scania. Totodată, puteți seta pe portal modul în care se vor calcula încălcările privind timpul de lucru.

La transferarea unui nou fișier în Portalul tahograf Scania, acesta este analizat pentru a se identifica noi încălcări de ambele tipuri. Noile încălcări trebuie prelucrate și apoi arhivate. Atunci când faceți clic pe secțiune, ajungeți pe pagina Analiză > Infracțiuni, unde puteți prelucra infracțiunile.

Casetele din Scrisoarea de analiză sunt marcate cu roșu, dacă există infracțiuni care nu au fost prelucrate în momentul în care scrisoarea a fost trimisă. Secțiunea este marcată cu verde, dacă nu există infracțiuni de prelucrat.

Transferuri de date întârziate

Transferurile de date întârziate se bazează pe intervalul de memento pe care l-ați setat pe pagina Setări > Șoferi > Intervale de transfer de date și pe pagina Setări > Vehicule > Memento-uri. Atunci când faceți clic pe secțiune, ajungeți la pagina Operații > Memento-uri, unde puteți vedea transferurile de date întârziate ale companiei dvs.

Un fișier este considerat întârziat dacă s-au depășit intervalele de descărcare și de trimitere a mementourilor fără ca fișierul să fie transferat în portal. Secțiunea din Scrisoarea de analiză va fi atunci marcată cu roșu. Secțiunea este marcată cu verde dacă nu există transferuri de date întârziate.

Calibrare tahograf

Tahografele cu care sunt echipate vehiculele dvs. trebuie calibrate la fiecare doi ani. Atunci când faceți clic pe secțiune, ajungeți la pagina Setări > Vehicule > Detalii vehicul, unde puteți vedea când trebuie efectuată următoarea calibrare a vehiculelor dvs.

Secțiunea este marcată cu roșu, dacă unul dintre vehicule a depășit data următoarei calibrări. Secțiunea este marcată cu galben, în momentul în care unul dintre vehiculele dvs. mai are mai puțin de două luni până la următoarea calibrare. Secțiunea este marcată cu verde, dacă toate vehiculele dvs. au mai mult de două luni până la următoarea calibrare. Toate informațiile referitoare la calibrare provin din ultimul fișier recepționat.

Card pentru șofer care expiră, Card de firmă care expiră și Permis de conducere care expiră

Cardurile pentru șofer, cardurile de firmă și permisele de conducere sunt valabile pe o perioadă limitată de timp. După încheierea acestei perioade, cardurile trebuie înlocuite.

Notă: Datele de expirare pentru permisele de conducere, spre deosebire de cardurile pentru șofer și cardurile de firmă, trebuie adăugate manual în portal.

În câmpurile aferente Scrisorii de analiză, puteți vedea numărul cardurilor pentru șofer, numărul cardurilor de firmă și al permiselor de conducere care sunt pe cale de expirare. Câmpurile vor fi marcate cu galben atunci când există carduri care urmează să expire. În cazul în care câmpurile sunt marcate cu roșu, acest lucru înseamnă că există carduri care au expirat deja. Aceste carduri trebuie înlocuite imediat.

Notă: Trebuie să vă asigurați că toate datele au fost transferate de pe cardurile pentru șofer după expirarea acestora.

Blocaj companie

Tahograful vehiculelor dvs. trebuie blocat pentru un card care aparține companiei dvs. Dacă tahograful este deblocat, datele pot fi accesate de alte persoane neautorizate. Astfel, blocarea tahografului este importantă pentru a păstra integritatea companiei dvs. Dacă tahograful este blocat pentru un card care nu aparține companiei dvs., este posibil ca datele aferente companiei dvs. să lipsească. În caz de audit, compania riscă o serie de amenzi întrucât arhivarea tuturor datelor aferente șoferului este obligatorie prin lege.

Atunci când faceți clic pe secțiune, ajungeți pe pagina Setări > Vehicule > Detalii vehicul, unde puteți vedea informații despre dispozitivul de blocare al companiei pentru vehiculele dvs. Câmpul este marcat cu roșu dacă oricare dintre vehiculele dvs. este blocat incorect. Ceea ce înseamnă că tahograful este blocat pentru un card care nu aparține companiei pentru care a fost folosit ultima oară, atunci când datele înregistrate au fost descărcate. Câmpul este marcat cu galben dacă există vehicule cu tahografe care nu sunt blocate. Câmpul este marcat cu verde dacă nu există vehicule cu tahografe care sunt blocate incorect sau care nu sunt blocate.

Fișiere invalide

Dacă un fișier invalid a fost transferat în portal, acesta va apărea în această casetă. Acesta poate fi un fișier corupt sau un fișier vehicul fără date pentru șofer. Un fișier corupt poate fi cauzat de probleme ale echipamentului hardware pentru tahograf. Contactați serviciul de asistență local pentru informații suplimentare ți asistență. Dacă un fișier nu are date pentru șofer, tahograful poate fi blocat pe un card care nu aparține companiei dvs. Pentru a verifica acest lucru, puteți folosi pagina Setări > Vehicule > Detalii vehicul.

Atunci când faceți clic pe această casetă, ajungeți pe pagina Transferuri fișiere > Arhivă fișiere. Acolo, puteți vedea mai multe informații despre eroare și puteți vedea când a fost descărcat fișierul.

Caseta este marcată cu roșu dacă un fișier invalid a fost descărcat în ultimele 2 săptămâni. Caseta este marcată cu verde dacă niciunul dintre fișierele primite nu este invalid.

Urmărirea încălcărilor

Scrisoarea de analiză afișează încălcările privind timpul de conducere sau timpul de lucru pentru șoferii dvs.?

Dacă da, acestea trebuie urmărite. Mai întâi, accesați pagina Analiză > Gestionare infracțiuni din portalul web. Aici, puteți crea un raport pentru fiecare șofer, care afișează încălcările comise. După care puteți gestiona încălcările folosind instrucțiunile de mai jos.

Cum se pot gestiona încălcările?

  1. Imprimați raportul cu descrierea încălcărilor.
  2. Parcurgeți încălcările împreună cu șoferul care le-a comis. Este important să discutați despre cauzele care au dus la comiterea acestor încălcări, precum și modul în care încălcările similare ar putea fi evitate în viitor.
  3. Asigurați-vă că amândoi înțelegeți încălcările comise și cauzele care stau la baza acestora. Semnați raportul și cereți-i șoferului să-l semneze și el.
  4. Arhivați raportul semnat împreună cu o notă referitoare la cauza încălcării. Este preferabil ca nota să fie înscrisă pe fișa tehnică imprimată din tahograf în momentul comiterii încălcării. Dacă primiți o vizită de inspecție din partea autorităților, puteți prezenta raportul drept dovadă că ați urmărit încălcările.

De ce trebuie să urmăresc încălcările?

  • Scopul regulamentelor privind timpul de conducere și perioadele de odihnă și cele privind timpul de lucru este, pe de-o parte, promovarea unei concurențe loiale în industria transporturilor, iar, pe de altă parte, îmbunătățirea siguranței rutiere și a condițiilor de lucru ale șoferilor. Urmărind încălcările, ajutați la promovarea acestor aspecte.
  • Prin urmărirea încălcărilor și discutarea acestora cu șoferii dvs., puteți preveni comiterea de încălcări similare în viitor. Prevenind încălcările, evitați amenzi și penalități, atât dvs. cât și șoferii dvs.
  • În cazul unei inspecții din partea autorităților, puteți demonstra că promovați în mod activ respectarea regulamentelor privind timpul de conducere și perioadele de odihnă și cele privind timpul de lucru și că sunteți conștient de importanța acestor regulamente.

Notă: Scrisoarea de analiză conține informații privind încălcările care au fost transferate în portal în momentul trimiterii scrisorii. Cu toate acestea, însă, este posibil să existe încălcări care nu au fost încărcate în portal. Din acest motiv, scrisoarea nu garantează faptul că șoferii dvs. au respectat pe deplin regulamentul.

Contactați dealerul, dacă aveți întrebări referitoare la modul în care trebuie să acționați în procesul de urmărire a încălcărilor.