Hoe werkt de opvolgbrief?
De opvolgbrief is een brief die om de twee weken op maandag per e-mail wordt verstuurd naar alle geregistreerde ontvangers van de brief.
De opvolgbrief geeft u een beeld van de inachtneming van de EU-wetgeving met betrekking tot rij- en rusttijden, (EG) nr. 561/2006, en de EU-richtlijn 2002/15/EG betreffende de organisatie van de arbeidstijd van personen die mobiele werkzaamheden in het wegvervoer uitoefenen door uw bedrijf op het moment dat de brief werd verstuurd. De opvolgbrief bevat een aantal verschillende velden die verschillende categorieën tachograafgegevens vertegenwoordigen. In de opvolgbrief kunt u snel en duidelijk lezen of uw bedrijf zich moet richten op een specifieke categorie.
De kleuren in de brief geven aan hoe urgent het is om actie te ondernemen binnen een bepaalde categorie:
- Rood geeft aan dat er binnen de betreffende categorie direct actie moet worden ondernomen.
- Geel geeft aan dat er binnen de betreffende categorie binnenkort actie moet worden ondernomen.
- Groen geeft aan dat er binnen de betreffende categorie momenteel geen actie ondernomen hoeft te worden.
De kleuren geven aan of er binnen een bepaald gebied onmiddellijk opvolging moet plaatsvinden. De afbeelding toont hoeveel lopende zaken er zijn binnen een bepaald gebied waarvoor opvolging moet plaatsvinden. Klik op Tonen
om naar de portaal te gaan waar u actie kunt nemen op de gebeurtenissen in de categorie.
Velden in de opvolgbrief
Weet u niet zeker wat de velden in de opvolgbrief aangeven?
In de onderstaande instructies wordt beschreven wat elk veld betekent en wat de verschillende kleuren binnen elke categorie betekenen.
Overtredingen van rijtijd en Overtredingen van werktijd
Overtredingen van de rijtijd zijn overtredingen van de EU-wetgeving met betrekking tot rij- en rusttijden (EG) nr. 561/2006, terwijl overtredingen van de werktijd overtredingen zijn van de EU-richtlijn 2002/15/EG betreffende de organisatie van de arbeidstijd van personen die mobiele werkzaamheden in het wegvervoer uitoefenen. Beide overtredingstypen kunnen in de opvolgbrief worden weergegeven. Om de overtredingen van de werktijd weer te geven, moet deze optie geactiveerd zijn op Scania Tachograph Portal. Op het portaal kunt u ook instellen hoe overtredingen van de werktijd worden berekend.
Wanneer er een nieuw bestand naar het Scania Tachograph Portal wordt gestuurd, wordt dit geanalyseerd om nieuwe overtredingen van beide typen te identificeren. De nieuwe overtredingen moeten worden verwerkt en vervolgens gearchiveerd. Wanneer u op de sectie klikt, gaat u naar de pagina Analyse > Overtredingen
waar u de overtredingen kunt verwerken.
De vakken in de opvolgbrief zijn rood gemarkeerd als er overtredingen zijn die nog niet waren verwerkt op het moment dat de brief werd verstuurd. De sectie wordt groen gemarkeerd als er geen overtredingen zijn die moeten worden verwerkt.
Vertraagde downloads
Vertraagde downloads worden gebaseerd op de herinneringsinterval die u heeft ingesteld op de pagina Instellingen > Bestuurders > Downloadintervallen
en de pagina Instellingen > Voertuigen > Herinneringen
. Wanneer u op de sectie klikt, wordt de pagina Werkzaamheden > Herinneringen
weergegeven, waar u de vertraagde downloads van uw bedrijf kunt bekijken.
Een bestand is vertraagd als de downloadinterval én de herinneringsinterval zijn verstreken zonder dat het bestand naar het portaal is overgebracht. De sectie van de opvolgbrief is in dat geval rood gemarkeerd. De sectie is groen gemarkeerd als er geen overtredingen zijn.
Tachograafijking
De tachografen in uw voertuigen moeten om de twee jaar worden gekalibreerd. Wanneer u op deze sectie klikt, wordt de pagina Instellingen > Voertuigen > Voertuiggegevens
weergegeven. Hier kunt u zien wanneer de volgende ijking van uw voertuigen moet plaatsvinden.
De sectie is rood gemarkeerd als de datum van de volgende ijking voor een voertuig verstreken is. De sectie is geel gemarkeerd als er nog minder dan twee maanden beschikbaar zijn om de volgende ijking voor een voertuig uit te voeren. De sectie is groen gemarkeerd als er meer dan twee maanden beschikbaar zijn om de volgende ijking voor een voertuig uit te voeren. Alle informatie over de ijking is gebaseerd op de gegevens van het laatst ontvangen bestand.
Verlopende bestuurderskaart, verlopende bedrijfskaart en verlopend rijbewijs
Bestuurderskaarten, bedrijfskaarten en rijbewijzen zijn slechts gedurende een beperkte periode geldig. Na deze periode moeten de kaarten worden vervangen.
Opmerking: Verloopdatums voor rijbewijzen moeten - in tegenstelling tot verloopdatums voor bestuurderskaarten en bedrijfskaarten - handmatig worden toegevoegd aan het portaal.
In de velden in de opvolgbrief kunt u het aantal bestuurderskaarten, bedrijfskaarten en rijbewijzen zien die binnenkort verlopen. De velden zijn geel gemarkeerd als er kaarten zijn die binnenkort verlopen. Als de velden rood zijn, betekent dit dat er kaarten zijn die al zijn verlopen. Deze kaarten moeten direct worden vervangen.
Opmerking: U moet erop toezien dat alle resterende gegevens van de bestuurderskaarten zijn overgebracht nadat deze verlopen zijn.
Koppeling bedrijfskaart
De tachograaf in uw voertuigen moet zijn gekoppeld aan een kaart die bij uw bedrijf hoort. Als de tachograaf niet is gekoppeld, kunnen onbevoegde personen toegang verkrijgen tot uw gegevens. Het is daarom voor de integriteit van uw bedrijf van belang de tachograaf te koppelen. Als de tachograaf is gekoppeld aan een kaart die niet bij uw bedrijf hoort, dan kan dit gevolg hebben dat er gegevens voor uw bedrijf ontbreken. Na controle bestaat de kans op boetes voor het bedrijf, omdat het een wettelijke vereiste is alle bestuurderskaartgegevens te archiveren.
Wanneer u op deze sectie klikt, wordt de pagina Instellingen > Voertuigen > Voertuiggegevens
weergegeven. Hier kunt u informatie over de koppeling van bedrijfskaarten aan voertuigen kunt bekijken. Het veld is rood gemarkeerd als één van uw voertuigen incorrect is gekoppeld. Dit betekent dat de kaart waaraan de tachograaf is gekoppeld niet bij hetzelfde bedrijf hoort als de kaart die de laatste keer is gebruikt voor het downloaden van geregistreerde gegevens. Het veld is geel gemarkeerd als er voertuigen met tachografen zijn die niet zijn gekoppeld. Het veld is groen gemarkeerd als er geen voertuigen met tachografen zijn die incorrect of niet zijn gekoppeld.
Ongeldige bestanden
Als een ongeldig bestand is overgebracht naar de portaal, wordt het in dit vak weergegeven. Dit kan een beschadigd bestand zijn of een voertuigbestand zonder bestuurdersgegevens. Een bestand kan beschadigd raken door problemen met de hardware van de tachograaf. Neem contact op met uw plaatselijke helpdesk voor meer informatie en hulp. Als de bestuurdersgegevens ontbreken in een bestand, is de tachograaf mogelijk gekoppeld aan een kaart die niet van uw bedrijf is. U kunt dit controleren op de pagina Instellingen > Voertuigen > Voertuiggegevens
.
Als u op dit vak klikt, gaat u naar de pagina Bestandsoverdrachten > Bestandsarchief
. Daar u meer informatie bekijken over de fout en zien wanneer het bestand is gedownload.
Het vak is rood gemarkeerd als er de afgelopen twee weken een ongeldig bestand is gedownload. Het vak is groen gemarkeerd als geen van de ontvangen bestanden ongeldig is.
Opvolging van overtredingen
Toont de opvolgbrief overtredingen van rijtijd of werktijd voor uw bestuurders?
Is dit het geval, dan dient u deze op te volgen. Ga eerst naar de pagina Analyse > Overtredingsbeheer
in de portaal. Hier kunt u een rapport aanmaken voor iedere bestuurder en de door de bestuurder gemaakte overtredingen in een lijst opnemen. U kunt vervolgens de overtredingen beheren door de onderstaande instructies te volgen.
Hoe moet ik overtredingen beheren?
- Druk het rapport met de beschrijving van de overtredingen af.
- Bespreek de overtredingen met de bestuurder die ze heeft begaan. Het is belangrijk om te bespreken waarom de overtredingen werden begaan en hoe dergelijke overtredingen in de toekomst voorkomen kunnen worden.
- Zorg dat u allebei begrijpt wat de overtredingen zijn en waarom ze werden begaan. Onderteken het rapport en vraag ook de bestuurder dit te ondertekenen.
- Archiveer het ondertekende rapport vervolgens samen met een notitie van de reden van de overtreding. De notitie moet bij voorkeur geschreven worden op de tachograafafdruk van het moment dat de overtreding werd begaan. Als u wordt geïnspecteerd door de autoriteiten, kunt u het rapport overleggen als bewijs dat u de overtredingen heeft opgevolgd.
Waarom moet ik overtredingen opvolgen?
- Het doel van de regels met betrekking tot rij- en rusttijden en werktijd is het bevorderen van eerlijke concurrentie in de transportindustrie en het verbeteren van de verkeersveiligheid en werkomstandigheden van bestuurders. Door het opvolgen van overtredingen draagt u bij aan de bevordering hiervan.
- Als u overtredingen opvolgt en met uw bestuurders bespreekt, kunt u voorkomen dat dergelijke overtredingen opnieuw worden begaan. Door het voorkomen van overtredingen kunnen u en uw bestuurders ook boetes en strafmaatregelen voorkomen.
- Als u wordt geïnspecteerd door de autoriteiten, kunt u aantonen dat u actief werkt om aan de regels met betrekking tot rij- en rusttijden en werktijd te voldoen en dat u zich bewust bent van wat de regels inhouden.
Opmerking: De opvolgbrief bevat informatie over alle overtredingen die naar het portaal werden overgebracht op het moment dat de brief werd verstuurd. Er kunnen echter ook overtredingen zijn die niet naar het portaal zijn geüpload zijn. De brief is dus geen garantie dat uw bestuurders conform de wettelijke regels gewerkt hebben.
Neem contact op met uw dealer als u vragen heeft over hoe u overtredingen moet opvolgen.