Hvordan fungerer oppfølgingsbrevet?

Oppfølgingsbrevet er et brev som sendes via e-post annenhver mandag til alle registrerte mottakere.

Oppfølgingsbrevet gir deg et øyeblikksbilde over hvor godt din bedrift har holdt seg til EU-reglene om kjøretider og hvileperioder, (EF) nr. 561/2006, og EU-direktiv 2002/15/EF om veiarbeidstidsregler, på tidspunktet brevet ble sendt. Oppfølgingsbrevet inneholder en rekke ulike felter, som representerer ulike fartsskriverdatakategorier. Oppfølgingsbrevet viser raskt og tydelig om din bedrift trenger å fokusere på en bestemt kategori.

Fargene i brevet angir hvor mye det haster med å treffe tiltak innenfor en bestemt kategori:

• Rødt angir at det må treffes tiltak innenfor kategorien umiddelbart.
• Gult angir at det må treffes tiltak innenfor kategorien om ikke altfor lenge.
• Grønt angir at det ikke er nødvendig å treffe tiltak innenfor kategorien på nåværende tidspunkt.

Fargene angir om det er noe innenfor et bestemt område som må følges opp umiddelbart. Figuren viser hvor mange aktuelle problemstillinger som må følges opp innenfor et bestemt område. Klikk på Vis for å få tilgang til portalen, der du kan følge opp det som har skjedd innenfor kategorien.

Felter i oppfølgingsbrevet

Er du usikker på hva feltene i oppfølgingsbrevet angir?

Anvisningene nedenfor forklarer hva hvert felt betyr, og hva de ulike fargene betyr i hver kategori.

Kjøretidsovertredelser og arbeidstidsovertredelser

Kjøretidsovertredelser er overtredelser av EU-reglene om kjøretider og hvileperioder, (EF) nr. 561/2006, mens arbeidstidsovertredelser er overtredelser av EU-direktiv 2002/15/EF om veiarbeidstidsregler. Begge typer overtredelser kan vises i oppfølgingsbrevet. Hvis du vil vise arbeidstidsovertredelser, må dette være aktivert i Scania Fartsskriverportal. I portalen kan du også angi hvordan arbeidstidsovertredelser beregnes.

Når en ny fil overføres til Scania Fartsskriverportal, analyseres den for å finne nye overtredelser av begge typer. De nye overtredelsene må behandles og deretter arkiveres. Når du klikker på avsnittet, kommer du til siden Analyse > Overtredelser, der du kan behandle overtredelsene.

Boksene i oppfølgingsbrevet er markert med rødt hvis det er overtredelser som ikke var behandlet da brevet ble sendt. Avsnittet er markert med grønt hvis det ikke er noen overtredelser å behandle.

Forsinkede nedlastinger

Forsinkede nedlastinger er basert på påminnelsesintervallet du anga på siden Innstillinger > Førere > Nedlastingsintervaller og på siden Innstillinger > Kjøretøyer > Påminnelser. Når du klikker på avsnittet, kommer du til siden Aktiviteter > Påminnelser, der du kan se firmaets forsinkede nedlastinger.

En fil er forsinket hvis både nedlastingsintervallet og påminnelsesintervallet har passert uten at filen ble overført til portalen. Avsnittet i oppfølgingsbrevet kommer da til å være markert med rødt. Avsnittet er markert med grønt hvis det ikke er noen forsinkede nedlastinger.

Kalibrering av fartsskriver

Fartsskriverne i dine kjøretøyer må kalibreres annethvert år. Når du klikker på dette avsnittet, kommer du til siden Innstillinger > Kjøretøyer > Kjøretøydetaljer, der du kan se når neste kalibrering av kjøretøyene må finne sted.

Avsnittet er markert med rødt hvis et kjøretøy har gått over datoen for neste kalibrering. Avsnittet er markert med gult når et av kjøretøyene dine har mindre enn to måneder igjen til neste kalibrering. Avsnittet er markert med grønt hvis alle kjøretøyene dine har mer enn to måneder igjen til neste kalibrering. Alle detaljene om kalibrering er basert på data fra sist mottatte fil.

Sjåførkort som utløper, Bedriftskort som utløper og Førerkort som utløper

Sjåførkort , bedriftskort og førerkort er bare gyldige i en begrenset periode. Etter denne perioden må kortene skiftes ut.

Merk: Til forskjell fra sjåførkort og bedriftskort må utløpsdatoer for førerkort legges til manuelt i portalen.

I feltene i oppfølgingsbrevet vil du se antallet sjåførkort, bedriftskort og førerkort som er i ferd med å utløpe. Feltene vil være markert med gult når det er kort som er i ferd med å utløpe. Hvis feltene er markert med rødt, betyr det at det er kort som allerede har utløpt. Disse kortene må skiftes ut umiddelbart.

Merk: Du må sørge for at alle gjenværende data har blitt overført fra sjåførkortene etter at de har utløpt.

Firmalås

Fartsskriveren i kjøretøyene må være låst til et kort som tilhører din bedrift. Hvis fartsskriveren er ulåst, kan uautoriserte personer få tilgang til dataene dine. Det er derfor viktig å låse fartsskriveren for å bevare bedriftens integritet. Hvis fartsskriveren er låst til et kort som ikke tilhører din bedrift, kan det føre til at data for bedriften går tapt. Ved en eventuell kontroll risikerer bedriften å bli bøtelagt ettersom det er et juridisk krav om å arkivere alle sjåførkortdata.

Når du klikker på dette avsnittet, kommer du til siden Innstillinger > Kjøretøyer > Kjøretøydetaljer, hvor du kan se informasjon om firmalås for kjøretøyene. Feltet er markert med rødt hvis noen av kjøretøyene er låst feilaktig. Dette betyr at kortet som fartsskriveren er låst til, ikke tilhører samme bedrift som kortet som ble brukt forrige gang registrerte data ble lastet ned. Feltet er markert med gult hvis det er kjøretøyer med fartsskrivere som ikke er låst. Feltet er markert med grønt hvis det ikke er kjøretøyer med fartsskrivere som er feilaktig låst eller ulåst.

Ugyldige filer

Hvis en ugyldig fil er overført til portalen, vises den i denne boksen. Dette kan være en skadet fil eller en kjøretøyfil uten førerdata. En skadet fil kan være forårsaket av problemer med fartskrivermaskinvaren. Kontakt nærmeste helpdesk for mer informasjon om hjelp. Hvis en fil ikke inneholder førerdata, kan fartskriveren være låst til et kort som ikke tilhører firmaet. For å kontrollere dette kan du bruke siden Innstillinger > Kjøretøyer > Kjøretøydetaljer.

Når du klikker på denne boksen, kommer du til siden Filoverføringer > Filarkiv. Der kan du se mer informasjon om feilen og se når filen ble lastet ned.

Boksen er merket med rødt hvis en ugyldig fil er lastet ned de siste 2 ukene. Boksen er merket med grønt hvis ingen av de mottatte filene er ugyldige.

Oppfølging av overtredelser

Viser oppfølgingsbrevet kjøretidsovertredelser eller arbeidstidsovertredelser for sjåførene dine?

I så fall må du følge opp disse. Gå først til siden Analyse > Overtredelseshåndtering på portalen. Her kan du opprette en rapport for hver sjåfør, der du angir overtredelsene som sjåføren har begått. Du kan deretter administrere overtredelsene ved å følge anvisningene nedenfor.

Hvordan administrerer jeg overtredelser?

1. Skriv ut rapporten som beskriver overtredelsene.
2. Gjennomgå overtredelsene med sjåføren som har begått dem. Det er viktig å diskutere hvorfor overtredelsene ble begått og hvordan lignende overtredelser kan unngås i fremtiden.
3. Sørg for at dere begge forstår overtredelsene og grunnen til at de oppstod. Undertegn rapporten og be også sjåføren om å undertegne den.
4. Arkiver den undertegnede rapporten sammen med en anmerkning for grunnen til overtredelsen. Anmerkningen bør fortrinnsvis være skrevet på fartsskriverutskriften fra tidspunktet overtredelsen ble begått. Hvis du inspiseres av myndighetene, kan du vise rapporten som bevis på at du har fulgt opp overtredelser.

Hvorfor bør jeg følge opp overtredelsene?

• Hensikten med reglene om kjøretider, hvileperioder og arbeidstid er å fremme sunn konkurranse i transportbransjen samt bedre veisikkerheten og sjåførenes arbeidsforhold. Ved å følge opp overtredelser bidrar du til å fremme dette.
• Hvis du følger opp og diskuterer overtredelser med sjåførene, kan du forhindre at lignende overtredelser oppstår igjen. Ved å forhindre overtredelser kan du og sjåførene også unngå bøter og straff.
• Hvis du blir kontrollert av myndighetene, kan du vise at du aktivt arbeider med tanke på etterlevelse av bestemmelsene for kjøretider og hvileperioder samt arbeidstid og er klar over hva reglene betyr.

Merk: Oppfølgingsbrevet inneholder informasjon om alle overtredelser som var overført til portalen da brevet ble sendt ut. Det kan imidlertid også være overtredelser som ikke har blitt lastet opp til portalen. Brevet er derfor ingen garanti for at sjåførene dine har etterlevd lovene.

Kontakt forhandleren hvis du har spørsmål om hvordan du bør gå fram for å følge opp overtredelser.