Come funziona la lettera di follow-up?

La Lettera di follow-up è una lettera inviata tramite e-mail ogni due lunedì a tutti i destinatari registrati.

La lettera di follow-up fornisce un’istantanea dello stato di adeguamento dell’azienda alla normativa UE sui tempi di guida e di riposo, contenuta nel regolamento (CE) n. 561/2006, e alla direttiva UE 2002/15/CE sull’orario di lavoro per i trasporti su strada, al momento dell’invio della lettera. La lettera di follow-up contiene una serie di campi che rappresentano le varie categorie di dati del tachigrafo. Nella lettera di follow-up è possibile vedere in maniera rapida e chiara se l’azienda deve concentrarsi su una categoria in particolare.

I colori usati nella lettera indicano l’urgenza dell’azione da intraprendere in una determinata categoria:

  • Rosso indica che l’azione deve essere intrapresa immediatamente in quella categoria.
  • Giallo indica che l’azione deve essere intrapresa quanto prima in quella categoria.
  • Verde indica che attualmente non è richiesta alcuna azione in quella categoria.
 
Infrazioni del tempo di guida
3
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Infrazioni dell'orario di lavoro
0
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Download rinviati
0
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Taratura tachigrafo
0
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Schede conducente in scadenza
2
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Schede aziendali in scadenza
1
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Patenti di guida in scadenza
2
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Problemi blocco azienda
0
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File non validi
0
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I colori indicano se in una determinata area c’è qualcosa che deve essere monitorato immediatamente. Il numero indica quanti inconvenienti che richiedono un monitoraggio sono presenti in una determinata area. Fare clic su Mostra per accedere al portale, dove è possibile monitorare ciò che è successo nella categoria.

Campi nella lettera di follow-up

Avete dubbi sul significato dei campi nella lettera di follow-up?

Le istruzioni seguenti spiegano il significato di ciascun campo e a cosa corrispondono i vari colori in ogni categoria.

Infrazioni dei tempi di guida e dell’orario di lavoro

Le infrazioni dei tempi di guida sono infrazioni della normativa UE sui tempi di guida e di riposo, contenuta nel regolamento (CE) N. 561/2006, mentre le infrazioni dell’orario di lavoro sono infrazioni della normativa UE 2002/15/CE sull’orario di lavoro per i trasporti su strada. Entrambi questi tipi di infrazione possono essere visualizzati nella lettera di follow-up. Per visualizzare le infrazioni dell’orario di lavoro, è necessario attivare questa opzione nel Portale per tachigrafo Scania. Nel portale è possibile inoltre impostare le modalità di calcolo delle infrazioni dell’orario di lavoro.

Quando un nuovo file viene trasferito al Portale per tachigrafo Scania, il file viene analizzato per individuare nuove infrazioni di entrambi i tipi. Le nuove infrazioni devono essere elaborate e poi archiviate. Facendo clic sulla sezione, si accede alla pagina Analisi > Infrazioni, che permette di elaborare le infrazioni.

Le caselle della Lettera di follow-up sono contrassegnate in rosso se vi sono infrazioni che non erano state elaborate al momento dell’invio della lettera. La sezione è contrassegnata in verde se non vi sono infrazioni da elaborare.

Download rinviati

I download rinviati si basano sull’intervallo promemoria impostato nella pagina Impostazioni > Conducenti > Intervalli di download e Impostazioni > Veicoli > Promemoria. Facendo clic sulla sezione, si accede alla pagina Attività > Promemoria, in cui è possibile vedere i download rinviati della propria azienda.

Un file è rinviato se sia l’intervallo di download che l’intervallo promemoria sono trascorsi senza che sia stato trasferito un file sul portale. La sezione della Lettera di follow-up verrà quindi contrassegnata in rosso. La sezione è contrassegnata in verde se non vi sono download rinviati.

Taratura del tachigrafo

La taratura dei tachigrafi dei veicoli deve essere effettuata ogni due anni. Facendo clic su questa sezione, si accede alla pagina Impostazioni > Veicoli > Dettagli veicolo, dove è possibile vedere quando è prevista la successiva taratura sui propri veicoli.

La sezione è contrassegnata in rosso se un veicolo ha superato la data della taratura successiva. La sezione è contrassegnata in giallo se per uno dei veicoli rimangono meno di due mesi alla prossima taratura. La sezione è contrassegnata in verde se per tutti i veicoli rimangono più di due mesi alla prossima taratura. Tutti i dettagli sulla taratura si basano sui dati provenienti dall’ultimo file ricevuto.

Scheda conducente in scadenza, Scheda aziendale in scadenza e Patente di guida in scadenza

Le schede conducente, le schede aziendali e le patenti di guida sono valide solo per un periodo di tempo limitato. Trascorso questo periodo, le schede devono essere sostituite.

Nota: le date di scadenza per le patenti di guida, a differenza delle date per le schede conducente e le schede aziendali, devono essere aggiunte manualmente.

Nei campi della Lettera di follow-up viene indicato il numero di schede conducente, schede aziendali e patenti di guida che stanno per scadere. I campi sono contrassegnati in giallo quando vi sono schede che stanno per scadere. Se i campi sono contrassegnati in rosso, significa che vi sono schede già scadute. Tali schede devono essere sostituite immediatamente.

Nota: accertarsi che tutti i dati siano stati trasferiti dalle vecchie schede conducente dopo la scadenza.

Blocco azienda

Il tachigrafo dei vostri veicoli deve essere bloccato con una scheda che appartiene alla vostra azienda. Se il tachigrafo non è bloccato, altre persone non autorizzate possono accedere ai vostri dati. Pertanto è importante bloccare il tachigrafo per l’integrità della vostra azienda. Se il tachigrafo è bloccato in modo non corretto, cioè con una scheda che non appartiene alla vostra azienda, ciò può comportare la perdita di dati per la vostra azienda. In caso di controlli, l’azienda corre il rischio di sanzioni, in quanto l’archiviazione di tutti i dati delle schede conducente è un requisito legale.

Facendo clic su questa sezione, si accede alla pagina Impostazioni > Veicoli > Dettagli veicolo, dove è possibile vedere le informazioni relative al blocco azienda dei propri veicoli. Il campo è contrassegnato in rosso se uno dei veicoli è bloccato in modo non corretto. Ciò significa che la scheda con cui è bloccato il tachigrafo non appartiene alla stessa azienda della scheda utilizzata durante l’ultimo download dei dati registrati. Il campo è contrassegnato in giallo se vi sono veicoli con tachigrafi non bloccati. Il campo è contrassegnato in verde se non vi sono veicoli con tachigrafi non bloccati correttamente o sbloccati.

File non validi

Se è stato trasferito al portale un file non valido, verrà visualizzato in questa casella. Potrebbe trattarsi di un file danneggiato o di un file veicolo senza dati del conducente. Il file potrebbe essere danneggiato a causa di problemi hardware del tachigrafo. Contattare l’help desk locale per ulteriori informazioni e assistenza. Se un file non contiene dati del conducente, il tachigrafo potrebbe essere bloccato su una scheda che non appartiene alla propria azienda. Per verificarlo, è possibile andare alla pagina Impostazioni > Veicoli > Dettagli veicolo.

Facendo clic su questa casella, si arriverà alla pagina Trasferimento file > Archivio file. Qui è possibile visualizzare ulteriori informazioni sull’errore e verificare quando è stato scaricato il file.

La casella è contrassegnata in rosso se è stato scaricato un file non valido nelle ultime 2 settimane. La casella è contrassegnata in verde se nessuno dei file ricevuti non è valido.

Monitoraggio delle infrazioni

La lettera di follow-up mostra infrazioni del tempo di guida o le infrazioni dell’orario di lavoro per i vostri conducenti?

In tal caso, è necessario monitorarle. Andare prima alla pagina Analisi > Gestione delle infrazioni nel portale. Qui è possibile creare un rapporto per ciascun conducente che elenca le infrazioni commesse dal conducente. Quindi è possibile gestire le infrazioni seguendo le istruzioni riportate di seguito.

Come gestire le infrazioni?

  1. Stampare il rapporto con la descrizione delle infrazioni.
  2. Discutere le infrazioni con il conducente che le ha commesse. È importante discutere il motivo per il quale le infrazioni sono state commesse e come evitarle in futuro.
  3. Assicurarsi che le infrazioni e il motivo per cui si sono verificate siano compresi da entrambe le parti. Firmare il rapporto e chiedere anche al conducente di firmarlo.
  4. Archiviare il rapporto firmato insieme a una nota sul motivo dell’infrazione. La nota deve preferibilmente essere scritta sulla documentazione stampata dal tachigrafo dal momento in cui l’infrazione è stata commessa. In caso di un’ispezione da parte delle autorità, è possibile mostrare il rapporto come prova che è stato effettuato il monitoraggio delle infrazioni.

Come monitorare le infrazioni?

  • Lo scopo dei regolamenti sui tempi di guida e di riposo e sull’orario di lavoro è di promuovere una concorrenza leale nel settore dei trasporti e di migliorare la sicurezza stradale e le condizioni di lavoro dei conducenti. Il monitoraggio delle infrazioni contribuisce a promuovere tali condizioni.
  • Grazie al monitoraggio e alla discussione delle infrazioni con i propri conducenti, è possibile evitare simili infrazioni in futuro. Prevenendo le infrazioni si evitano anche multe e sanzioni sia per l’azienda che per i conducenti.
  • In caso di un’ispezione da parte delle autorità, si potrà dimostrare di essere attivamente impegnati nel processo di ottemperanza alle regole sui tempi di guida e di riposo e sull’orario di lavoro, nonché di essere consapevoli del significato di tali regole.

Nota: la Lettera di follow-up contiene le informazioni su tutte le infrazioni trasferite sul portale al momento dell’invio della lettera. Tuttavia, potrebbero esservi infrazioni che non sono state caricate sul portale. Pertanto la lettera non è una garanzia che i conducenti hanno svolto il proprio lavoro nel rispetto delle leggi.

Per eventuali domande su come agire per il monitoraggio delle infrazioni, rivolgersi alla concessionaria di fiducia.