Hogy működik a Nyomon követési levél?
A nyomonkövetési levelet az összes regisztrált címzett minden második hétfőn e-mailben kapja meg.
A nyomonkövetési levél azonnali képet nyújt arról, hogy mennyire tartotta be az Ön cége a vezetési és pihenőidőre vonatkozó (2006/561/EK) és az EU közúti fuvarozásban utazó tevékenységet végző személyek munkaidejének szervezéséről szóló (2002/15/EK) irányelvet a levél elküldésének időpontjában. A nyomonkövetési levél számos különböző mezőt tartalmaz, amelyek különböző tachográf-adatkategóriáknak felelnek meg. A nyomonkövetési levélből gyorsan és világosan kiderül, hogy cégének kell-e valamelyik adott kategóriára koncentrálnia.
A levélben szereplő színek azt jelzik, mennyire sürgős az intézkedés az adott kategóriával kapcsolatban:
- A piros azt jelzi, hogy az adott kategóriával kapcsolatban haladéktalanul intézkedéseket kell hozni.
- A sárga azt jelzi, hogy az adott kategória intézkedéseket igényel, mielőtt túl késő lenne.
- A zöld azt jelzi, hogy az adott kategóriával kapcsolatban pillanatnyilag nincs szükség intézkedésekre.
A színek jelzik, hogy van-e valami egy bizonyos területen, ami azonnali nyomon követést igényel. Az ábrán látható, mennyi folyamatban levő ügy van egy adott területen belül, amely nyomon követést igényel. Kattintson a Megjelenítés gombra a portál eléréséhez, ahol nyomon követheti, mi történt az adott kategóriában.
Mezők a nyomonkövetési levélben
Bizonytalan benne, mit is jeleznek a mezők a nyomonkövetési levélben?
Az alábbi utasítások megvilágítják, hogy az egyes mezők mit jeleznek, és a színek mit jelentenek az egyes kategóriákban.
Vezetési idővel kapcsolatos szabálytalanságok és Munkaidővel kapcsolatos szabálytalanságok
A vezetési idővel kapcsolatos szabálytalanságok a vezetési és pihenőidőre vonatkozó EU előírás (EK 561/2006) megsértését, míg a munkaidővel kapcsolatos szabálytalanságok az EU közúti szállításra vonatkozó, 2002/15/EK irányelvének megsértését jelentik. Mindkét típusú szabálytalanság megjelenik a nyomonkövetési levélben. A munkaidővel kapcsolatos szabálytalanságok megjelenítéséhez aktiválnia kell ezt a lehetőséget a Scania Tachográf Portálon. Azt is beállíthatja, hogy miként történjen a munkaidővel kapcsolatos szabálytalanságok kiszámítása a portálon.
Amikor új fájlt másolnak fel a Scania Tachográf Portálra, a rendszer elemzi ezt, hogy azonosítsa az új szabálytalanságokat mindkét típus esetén. Az új szabálytalanságokat fel kell dolgozni, majd archiválni kell. Ha rákattint erre a részre, akkor az Elemzés > Szabálytalanságok oldalra jut, ahol feldolgozhatja a szabálytalanságokat.
A nyomonkövetési levél mezői akkor kapnak piros jelölést, ha vannak feldolgozatlan szabálytalanságok a levél elküldésének időpontjában. Az adott rész akkor kap zöld jelölést, ha nincsenek feldolgozandó szabálytalanságok.
Késésben lévő letöltések
A késésben lévő letöltések megállapítása a Beállítások > Járművezetők > Letöltési intervallumok oldalon és a Beállítások > Járművek > Emlékeztetők oldalon megadott beállítások alapján történik. Ha rákattint egy adott részre, akkor a Műveletek > Emlékeztetők oldalra kerül, ahol megtekintheti a cég késésben lévő letöltéseit.
Egy fájl akkor van késésben, ha lejárt a letöltési intervallum és az emlékeztető intervallum is anélkül, hogy a fájlt feltöltötték volna a portálra. Ekkor a nyomonkövetési levél megfelelő része piros színű jelölést kap. Az adott rész akkor kap zöld jelölést, ha nincsenek késésben lévő letöltések.
Tachográf kalibrálása
A járművekben lévő tachográfokat kétévente kell kalibrálni. Ha erre a részre kattint, akkor a Beállítások > Járművek > Járműadatok oldalra jut, ahol megtekintheti, mikor esedékes a járművei kalibrálása.
Ez a rész akkor kap piros jelölést, ha bármelyik járműnél elmúlt a következő kalibrálás határideje. Ez a rész akkor kap sárga jelölést, ha az egyik járműnél kevesebb, mint két hónap maradt a következő kalibrálásig. Ez a rész akkor kap zöld jelölést, ha az összes járműnél több, mint két hónap maradt a következő kalibrálásig. Az összes kalibrálással kapcsolatos adat az utoljára feltöltött fájlban lévő információkon alapul.
Lejáró gépjárművezetői kártya, Lejáró üzembentartói kártya és Lejáró jogosítvány
A gépjárművezetői kártyák, az üzembentartói kártyák és a jogosítványok csak korlátozott ideig érvényesek. Ennek lejárta után ki kell cserélni a kártyákat.
Megjegyzés: A jogosítványok érvényességi dátumát – a vezetői kártyákkal és az üzembentartói kártyákkal ellentétben – kézzel kell megadni a portálon.
A nyomonkövetési levél mezőiben látható a hamarosan lejáró gépjárművezetői kártyák, üzembentartói kártyák és jogosítványok száma. A mező sárga jelölése mutatja, ha vannak hamarosan lejáró kártyák. Ha a mezők jelölése már piros, az azt jelenti, hogy vannak olyan kártyák, amelyek már lejártak. Ezeket a kártyákat haladéktalanul ki kell cserélni.
Megjegyzés: Gondoskodjon róla, hogy a járművezetői kártyák lejáratát követően az összes fennmaradó adat áthelyezése megtörténjen.
Vállalati zárolás
Az Ön járműveiben elhelyezett tachográfokat az Ön cégéhez tartozó kártyához kell zárolni. A zárolatlan tachográfok adataihoz jogosulatlan személyek is hozzáférhetnek. Emiatt, a céges adatok sértetlensége érdekében fontos a tachográf zárolása. Ha a tachográf nem az Ön cégéhez tartozó kártyához van zárolva, ez az Ön cége számára hiányzó adatokhoz vezethet. Későbbi ellenőrzés során ez esetleges bírság kockázatát jelenti, mivel törvényi követelmény az összes vezetői kártya adatainak megőrzése.
Ha rákattint erre a részre, akkor a Beállítások > Járművek > Jármű részletezés oldalra jut, ahol láthatja a járműveinek céges zárolási információit. A mező pirossal jelölt, ha bármely jármű zárolása nem megfelelő. Ez azt jelenti, hogy a kártya, amelyhez a tachográf zárolva van, nem ugyanahhoz a vállalathoz tartozik, mint az a kártya, amelyet a regisztrált adatok legutóbbi letöltésekor használtak. A mező sárgával jelölt, ha vannak olyan járművek, amelyek tachográfja nincs zárolva. A mező zölddel van jelölve, ha nincsenek olyan járművek, amelyek tachográfja nem megfelelően van zárolva, vagy nincs zárolva.
Érvénytelen fájlok
Ha egy portálra továbbított fájl érvénytelen, megjelenik ebben a mezőben. Lehet hibás fájl vagy egy olyan járműfájl, amelyből hiányoznak a járművezetői adatok. A hibás fájl oka lehet az, hogy a tachográf hardverével probléma van. További információért és segítségért forduljon a helyi ügyfélszolgálathoz. Ha egy fájlból hiányoznak a járművezetői adatok, akkor lehet, hogy a tachográf egy vállalaton kívüli kártyához van rögzítve. Ennek megtekintéséhez használja a Beállítások > Járművek > Járműadatok oldalt.
Ha erre a mezőre kattint, a Fájlátvitelek > Fájlarchívum oldalra kerül. Itt további adatokat találhat a hibáról, és megtekintheti a fájl letöltésének időpontját.
A mező piros színnel van jelölve, ha az elmúlt 2 hétben lett letöltve érvénytelen fájl. A mező zöld színnel van jelölve, ha a fogadott fájlok egyike sem érvénytelen.
A szabálytalanságok nyomon követése
Tartalmaz a nyomonkövetési levél a vezetési idővel vagy a munkaidővel kapcsolatos szabálytalanságokat a gépkocsivezetőinél?
Ebben az esetben ezeket az ügyeket nyomon kell követni. Először lépjen az Elemzés > Szabálytalanságok kezelése lapra a portálon. Itt jelentés készíthető minden gépkocsivezetőhöz, amely felsorolja az adott gépkocsivezető által elkövetett szabálytalanságokat. Ezután a szabálytalanságok az alábbi utasítások szerint kezelhetők.
Hogyan kezelem a szabálytalanságokat?
- Nyomtassa ki a szabálytalanságokról szóló riportot.
- Nézze át a szabálytalanságokat azzal a járművezetővel, aki elkövette azokat. Fontos, hogy megbeszéljék, miért történtek a szabálytalanságok, és hogyan kerülhetők el a hasonló szabálytalanságok a jövőben.
- Gondoskodjon arról, hogy mindketten megismerjék a szabálytalanságokat és azok előfordulásának okát. Írja alá a riportot, és írassa alá a járművezetővel is.
- Archiválja az aláírt riportot a szabálytalanság okára vonatkozó megjegyzéssel együtt. A megjegyzést lehetőség szerint a szabálytalanság elkövetésének idejére vonatkozó tachográf adatlapra kell ráírni. Hatósági ellenőrzés esetén bemutathatja a riportot, bizonyítékul arra, hogy nyomon követte a szabálytalanságokat.
Miért kell a szabálytalanságokat nyomon követni?
- A vezetési és pihenőidőre, illetve a munkaidőre vonatkozó előírások célja, hogy elősegítsék az egészséges versenyt a szállítási ágazatban, és hogy javítsák a közlekedésbiztonságot, illetve a járművezetők munkakörülményeit. A szabálytalanságok nyomon követésével Ön is elősegítheti ezt.
- Ha nyomon követi és megbeszéli a szabálytalanságokat a járművezetőkkel, akkor megelőzheti, hogy újra előforduljanak hasonló szabálytalanságok. A szabálytalanságok megelőzésével Ön és járművezetői a bírságokat és büntetéseket is elkerülhetik.
- Hatósági ellenőrzés esetén bemutathatja, hogy aktívan tesz a vezetési és pihenőidőkre, valamint a munkaidőre vonatkozó szabályok betartásáért, és tisztában van vele, hogy mit jelentenek ezek a szabályok.
Megjegyzés: A nyomon követési levél az összes, portálra feltöltött szabálytalansággal kapcsolatos információkat tartalmazza, a levél elküldésének időpontjában. Lehetnek azonban olyan szabálytalanságok is, amelyeket nem töltöttek fel a portálra. Ezért a levél nem garantálja azt, hogy a járművezetők a törvények betartása mellett dolgoztak.
Ha bármilyen kérdése merül fel a szabálytalanságok nyomon követésének módjával kapcsolatban, vegye fel a kapcsolatot márkakereskedőjével.