Comment la lettre de suivi fonctionne-t-elle ?

La lettre de suivi est une lettre envoyée par courrier électronique un lundi sur deux à tous les destinataires enregistrés de la lettre.

La lettre de suivi vous informe immédiatement sur la réussite de votre entreprise à se conformer aux réglementations européennes sur les temps de conduite et de repos, (CE) n° 561/2006, et à la directive européenne 2002/15/CE relative au temps de travail en matière de transport routier au moment où la lettre a été envoyée. La lettre de suivi contient un nombre de champs différents, qui représentent différentes catégories de données du tachygraphe. Dans la lettre de suivi, vous pouvez voir rapidement et clairement si votre entreprise doit se concentrer sur une catégorie spécifique.

Les couleurs dans la lettre indiquent l’urgence de l’action dans une catégorie en particulier :

• Le rouge indique que l’action doit être effectuée immédiatement dans la catégorie.
• Le jaune indique que l’action doit être effectuée dans la catégorie sans trop tarder.
• Le vert indique qu’aucune action ne doit être effectuée dans la catégorie pour le moment.

Les couleurs indiquent si quelque chose dans une certaine zone nécessite un suivi immédiat. Le chiffre indique le nombre actuel de problèmes nécessitant un suivi dans une certaine zone. Cliquez sur Afficher pour accéder au portail depuis lequel vous pouvez effectuer le suivi de ce qui s’est passé dans la catégorie.

Champs dans la lettre de suivi

Êtes-vous incertain de la signification des champs dans la lettre de suivi ?

Les instructions ci-dessous expliquent la signification de chaque champ, ainsi que la signification des différentes couleurs dans chaque catégorie.

Infractions à la réglementation relative au temps de conduite et infractions à la réglementation relative au temps de travail

Les infractions à la réglementation relative au temps de conduite sont les infractions à la réglementation européenne sur les temps de conduite et de repos, (CE) n° 561/2006, alors que les infractions à la réglementation relative au temps de travail sont les infractions à la directive européenne 2002/15/CE relative au temps de travail en matière de transport routier. Ces deux types d’infractions peuvent être affichés dans la lettre de suivi. Afin que les infractions à la réglementation relative au temps de travail soient affichées, cette option doit être activée sur le Portail Tachygraphe Scania. Sur le portail, vous pouvez aussi définir comment calculer les infractions à la réglementation relative au temps de travail.

Lorsqu’un nouveau fichier est transféré sur le Portail Tachygraphe Scania, il est analysé pour identifier les nouvelles infractions de ces deux types. Les nouvelles infractions doivent être traitées puis archivées. Lorsque vous cliquez sur la section, vous accédez à la page Analyse > Infractions depuis laquelle vous pouvez traiter les infractions.

Les cases dans la lettre de suivi sont repérées en rouge si des infractions n’ont pas été traitées au moment où la lettre a été envoyée. La section est repérée en vert si aucune infraction n’est en cours de traitement.

Téléchargements différés

Les téléchargements différés sont basés sur l’intervalle de rappel que vous définissez sur la page Paramètres > Conducteurs > Intervalles de téléchargement et la page Paramètres > Véhicules > Rappels. Lorsque vous cliquez sur la section, vous accédez à la page Opérations > Rappels, depuis laquelle vous pouvez voir les téléchargements différés de votre entreprise.

Un fichier est différé si les intervalles de téléchargement et de rappel ont eu lieu sans que le fichier n’ait été transféré sur le portail. La section de la lettre de suivi sera ensuite marquée en rouge. La section est marquée en vert si aucun téléchargement n’est différé.

Étalonnage du tachygraphe

Les tachygraphes placés dans vos véhicules doivent être étalonnés tous les deux ans. Lorsque vous cliquez sur cette section, vous accédez à la page Paramètres > Véhicules > Données du véhicule depuis laquelle vous pouvez voir quand le prochain étalonnage de vos véhicules doit avoir lieu.

La section est marquée en rouge si un véhicule n’a pas respecté la date de son prochain étalonnage. La section est marquée en jaune dès lors qu’il reste moins de deux mois avant le prochain étalonnage de l’un de vos véhicules. La section est marquée en vert lorsqu’il reste plus de deux mois avant le prochain étalonnage de tous vos véhicules. Tous les détails sur l’étalonnage sont basés sur les données du dernier fichier reçu.

Carte de conducteur, carte d’entreprise et permis de conduire arrivant à expiration

Les cartes de conducteur, les cartes d’entreprise et les permis de conduire ne sont valides que pendant une période limitée. Après cette période, les cartes doivent être remplacées.

Remarque : les dates d’expiration des permis de conduire, contrairement à celles des cartes de conducteur et des cartes d’entreprise, doivent être ajoutées manuellement sur le portail.

Dans les champs de la lettre de suivi, vous pouvez voir le nombre de cartes de conducteur, de cartes d’entreprise et de permis de conduire qui sont sur le point d’expirer. Les champs sont repérés en jaune lorsque des cartes sont sur le point d’expirer. Si les champs sont repérés en rouge, cela signifie que des cartes ont déjà expiré. Ces cartes doivent immédiatement être remplacées.

Remarque : vous devez vous assurer que toutes les données restantes ont été transférées des cartes de conducteur après expiration.

Verrouillage d’entreprise

Le tachygraphe dans vos véhicules doit être verrouillé à une carte appartenant à votre entreprise. Si le tachygraphe est déverrouillé, les personnes non autorisées peuvent accéder à vos données. Le verrouillage du tachygraphe est donc important pour l’intégrité de votre entreprise. Si le tachygraphe est verrouillé à une carte n’appartenant pas à votre entreprise, les données pour votre entreprise peuvent alors devenir manquantes. Lorsqu’elle est contrôlée, l’entreprise s’expose alors à un risque d’amendes car l’archivage des données de toutes les cartes de conducteur constitue une exigence légale.

Lorsque vous cliquez sur cette section, vous accédez à la page Paramètres > Véhicules > Données du véhicule depuis laquelle vous pouvez voir les informations sur le verrouillage d’entreprise pour vos véhicules. Le champ apparaît en rouge si certains de vos véhicules sont mal verrouillés. Cela signifie que la carte à laquelle le tachygraphe est verrouillé n’appartient pas à la même entreprise que la carte utilisée la dernière fois que les données enregistrées ont été téléchargées. Le champ apparaît en jaune si des véhicules contiennent des tachygraphes non verrouillés. Le champ apparaît en vert si aucun véhicule ne présente des tachygraphes mal verrouillés ou déverrouillés.

Fichiers non valides

Si un fichier non valide a été transféré sur le portail, il apparaîtra dans cette case. Il peut s’agir d’un fichier corrompu ou d’un fichier véhicule sans données du conducteur. Un fichier corrompu peut être dû à des problèmes liés au matériel informatique du tachygraphe. Contactez votre service d’assistance locale pour obtenir de plus amples informations et bénéficier d’une assistance. Si un fichier ne contient pas de données de conducteur, il se peut que le tachygraphe soit verrouillé sur une carte n’appartenant pas à votre entreprise. Pour le vérifier, vous pouvez utiliser la page Paramètres > Véhicules > Données du véhicule.

Lorsque vous cliquez sur cette case, vous arriverez sur la page Transferts de fichiers > Archiver les fichiers. Vous afficherez ainsi plus d’informations relatives à l’erreur et verrez quand le fichier a été téléchargé.

La case est marquée en rouge si un fichier non valide a été téléchargé au cours des 2 dernières semaines. La case est marquée en vert si tous les fichiers reçus sont valides.

Suivi des infractions

La lettre de suivi montre-t-elle des infractions à la réglementation relative au temps de conduite ou des infractions à la réglementation relative au temps de travail pour vos conducteurs ?

Si cela est le cas, vous devrez effectuer un suivi de ces infractions. D’abord, allez à la page Analyse > Gestion des infractions sur le portail. Ici, vous pouvez créer un rapport pour chaque conducteur listant les infractions commises par le conducteur. Vous pouvez alors gérer les infractions en suivant les instructions ci-dessous.

Comment puis-je gérer les infractions ?

1. Imprimez le rapport décrivant les infractions.
2. Passez en revue les infractions avec le conducteur qui les a commises. Il est important de discuter des raisons pour lesquelles les infractions ont été commises et comment de telles infractions peuvent être évitées à l’avenir.
3. Assurez-vous de comprendre les infractions et la raison pour laquelle elles se sont produites. Signez le rapport et demandez également au conducteur de le signer.
4. Archivez le rapport signé avec une note expliquant la raison de l’infraction. La remarque doit de préférence être écrite sur l’imprimé du tachygraphe au moment où l’infraction a été commise. En cas d’inspection par les autorités, vous pouvez montrer le rapport comme preuve que vous avez donné suite aux infractions.

Pourquoi dois-je effectuer un suivi des infractions ?

• Le but des réglementations relatives aux temps de conduite et de repos et au temps de travail est de promouvoir une compétitivité saine au sein de l’industrie du transport et d’améliorer la sécurité routière et les conditions de travail des conducteurs. En donnant suite aux infractions, vous contribuez à créer cet environnement et ces conditions.
• Si vous donnez suite aux infractions et que vous en discutez avec vos conducteurs, vous pouvez empêcher que de telles infractions ne se produisent à l’avenir. En évitant les infractions, vous et vos conducteurs pouvez aussi éviter les amendes et les sanctions.
• En cas d’inspection par les autorités, vous pouvez prouver que vous travaillez activement au respect des réglementations concernant les temps de conduite et de repos et le temps de travail et que vous êtes conscient de ce qu’elles représentent.

Remarque : La lettre de suivi contient des informations sur toutes les infractions transférées sur le portail au moment où la lettre a été envoyée. Cependant, il se peut qu’il y ait aussi des infractions n’ayant pas été téléchargées sur le portail. La lettre n’est donc pas la garantie que vos conducteurs ont respecté les réglementations.

Contactez votre concessionnaire en cas de questions sur la manière de donner suite aux infractions.