Miten seurantakirje toimii?

Seurantakirje on kirje, joka lähetetään sähköpostitse joka toinen maanantai kaikille kirjeen rekisteröidyille vastaanottajille.

Seurantakirje näyttää otoksen siitä, miten hyvin yrityksesi on kirjeen lähetyshetkellä noudattanut ajo- ja lepoaikoja koskevia EU-määräyksiä, (EY) N:o 561/2006, sekä EU:n maantieliikenteen työaikadirektiiviä 2002/15/EY. Seurantakirje sisältää useita eri kenttiä, jotka esittävät ajopiirturin tietoja eri alueilta. Seurantakirje näyttää nopeasti ja selkeästi, onko yrityksen keskityttävä johonkin tiettyyn alueeseen.

Kirjeessä käytetyt värit osoittavat, miten kiireellistä on ryhtyä toimenpiteisiin kullakin alueella:

  • Punainen ilmaisee, että tällä alueella on heti ryhdyttävä toimenpiteisiin.
  • Keltainen ilmaisee, että tällä alueella on ennen pitkää ryhdyttävä toimenpiteisiin.
  • Vihreä ilmaisee, että tällä alueella ei tällä hetkellä tarvita toimenpiteitä.
 
Ajoaikarikkomukset
3
NÄYTÄ
 
 
Työaikarikkomukset
0
NÄYTÄ
 
 
Viivästyneet lataukset
0
NÄYTÄ
 
 
Ajopiirturin kalibrointi
0
NÄYTÄ
 
 
Vanhentuvat kuljettajakortit
2
NÄYTÄ
 
 
Vanhentuvat yrityskortit
1
NÄYTÄ
 
 
Vanhentuvat ajokortit
2
NÄYTÄ
 
 
Yrityksen lukitusongelmat
0
NÄYTÄ
 
 
Virheelliset tiedostot
0
NÄYTÄ
 

Värit ilmaisevat, onko jollakin alueella ongelmaa, joka vaatii välitöntä seurantaa. Numero näyttää, kuinka monta välitöntä seurantaa vaativaa ongelmaa tietyllä alueella on. Napsauttamalla Näytä siirryt portaaliin, jossa voit seurata, mitä kyseisellä alueella on tapahtunut.

Seurantakirjeen kentät

Etkö ole varma, mitä seurantakirjeen eri kentät tarkoittavat?

Alla olevat ohjeet selittävät kunkin kentän merkityksen ja mitä eri värit tarkoittavat kullakin alueella.

Ajoaikarikkomukset ja Työaikarikkomukset

Ajoaikarikkomukset ovat EU:n ajo- ja lepoaikoja koskevien määräysten rikkomuksia, (EY) Nro 561/2006, kun taas työaikarikkomuksilla tarkoitetaan EU:n maantieliikenteen työaikadirektiivin 2002/15/EY rikkomuksia. Seurantakirjeessä voidaan näyttää molemmat rikkomustyypit. Työaikarikkomusten näyttämistä varten tämä vaihtoehto on aktivoitava Scania Digipiirturiportaalissa. Voit myös asettaa, miten työaikarikkomukset lasketaan portaalissa.

Kun uusi tiedosto siirretään Scania Digipiirturiportaaliin, se analysoidaan uusien rikkomusten tunnistamiseksi kummankin tyypin osalta. Uudet rikkomukset on käsiteltävä ja sitten arkistoitava. Ruudun napsautuksen jälkeen avautuu sivu Analyysi > Rikkomukset, jossa voit käsitellä rikkomukset.

Seurantakirjeen ruudut on merkitty punaisella, jos on olemassa rikkomuksia, joita ei oltu käsitelty kirjeen lähettämishetkellä. Ruutu on merkitty vihreällä, jos käsiteltäviä rikkomuksia ei ole.

Viivästyneet lataukset

Viivästyneet lataukset perustuvat muistutusväliin, jonka olet määrittänyt sivulla Asetukset > Kuljettajat > Latausvälit ja sivulla Asetukset > Ajoneuvot > Muistutukset. Ruudun napsautuksen jälkeen avautuu sivu Toimenpiteet > Muistutukset, jossa voit nähdä yrityksen viivästyneet lataukset.

Tiedosto on viivästynyt, jos sekä latausväli että muistutusväli on ohitettu ilman, että tiedostoa on siirretty portaaliin. Tällöin seurantakirjeen ruutu merkitään punaisella. Ruutu on merkitty vihreällä, jos viivästyneitä latauksia ei ole.

Ajopiirturin kalibrointi

Ajoneuvoissa käytetyt ajopiirturit on kalibroitava kahden vuoden välein. Tämän ruudun napsautuksen jälkeen avautuu sivu Asetukset > Ajoneuvot > Ajoneuvon tiedot, jossa voit nähdä, milloin ajoneuvosi on seuraavan kerran kalibroitava.

Ruutu on merkitty punaisella, jos ajoneuvo on ohittanut seuraavan kalibrointinsa päivämäärän. Ruutu on merkitty keltaisella, jos jonkin ajoneuvosi seuraavaan kalibrointiin on aikaa alle kaksi kuukautta. Ruutu on merkitty vihreällä, jos kaikkien ajoneuvojen seuraavaan kalibrointiin on aikaa yli kaksi kuukautta. Kaikki kalibroinnin tiedot perustuvat tietoihin, jotka ovat viimeksi vastaanotetusta tiedostosta.

Vanhentuva kuljettajakortti, Vanhentuva yrityskortti ja Vanhentuva ajokortti

Kuljettajakortit, yrityskortit ja ajokortit ovat voimassa vain rajoitetun ajan. Tämän ajan jälkeen kortit on vaihdettava.

Huomautus: Kuljettajakorteista ja yrityskorteista poiketen ajokorttien voimassaoloaika on lisättävä portaalissa manuaalisesti.

Seurantakirjeen kentissä näytetään pian vanhentuvien kuljettajakorttien, yrityskorttien ja ajokorttien lukumäärät. Kentät on merkitty keltaisella, kun niissä on kohta vanhentuvia kortteja. Jos kentät on merkitty punaisella, kortteja on jo vanhentunut. Nämä kortit on vaihdettava välittömästi.

Huomautus: Varmista, että kaikki jäljellä olevat tiedot on siirretty kuljettajakorteilta niiden vanhentumisen jälkeen.

Yrityslukko

Ajoneuvojen ajopiirturit on lukittava korttiin, joka kuuluu yrityksellesi. Jos ajopiirturi on lukitsematon, sivullisilla on pääsy tietoihisi. Ajopiirturin lukitseminen on siis tärkeää yrityksesi tietoturvan kannalta. Jos ajopiirturi on lukittu korttiin, joka ei kuulu yritykseesi, yrityksen tietoja voi mennä hukkaan. Tarkastuksen yhteydessä yritys voi tällöin saada sakkoja, koska laki edellyttää kaikkien kuljettajakorttitietojen arkistointia.

Tämän ruudun napsautuksen jälkeen avautuu sivu Asetukset > Ajoneuvot > Ajoneuvon tiedot, jossa voit nähdä ajoneuvojen yrityslukkoa koskevat tiedot. Kenttä on merkitty punaisella, jos jokin ajoneuvoista on lukittu väärin. Tämä tarkoittaa, että ajopiirturiin lukittu kortti ei kuulu samaan yritykseen kuin kortti, jota käytettiin edellisellä kerralla rekisteröityjen tietojen lataamiseen. Kenttä on merkitty keltaisella, jos mukana on ajoneuvoja, joiden ajopiirturia ei ole lukittu. Kenttä on merkitty vihreällä, jos mukana ei ole ajoneuvoja, joiden ajopiirturia ei ole lukittu tai lukittu väärin.

Virheelliset tiedostot

Jos portaaliin on siirretty virheellinen tiedosto, se näkyy tässä ruudussa. Tämä voi olla vahingoittunut tiedosto tai ajoneuvotiedosto, jossa ei ole kuljettajatietoja. Vahingoittuneen tiedoston syynä voivat olla ajopiirturin laitteisto-ongelmat. Ota yhteys paikalliseen tukipalveluusi lisätietoja tai neuvoja varten. Jos tiedostossa ei ole kuljettajatietoja, ajopiirturi voidaan lukita kortille, joka ei kuulu yrityksellesi. Voit tarkistaa tämän sivulla Asetukset > Ajoneuvot > Ajoneuvon tiedot.

Kun napsautat tätä ruutua, siirryt sivulle Tiedostonsiirrot > Tiedostoarkisto. Siellä voit nähdä lisätietoja virheestä ja milloin tiedosto ladattiin.

Ruutu on merkitty punaisella, jos virheellinen tiedosto on ladattu kahden viime viikon aikana. Ruutu on merkitty vihreällä, jos mikään vastaanotetuista tiedostoista ei ole virheellinen.

Rikkomusten seuranta

Näyttääkö seurantakirje, että kuljettajilla on ajoaikarikkomuksia tai työaikarikkomuksia?

Siinä tapauksessa on niitä on seurattava. Siirry ensin portaalin sivulle Analyysi > Rikkomukset. Voit luoda jokaiselle kuljettajalle raportin, jossa luetellaan kuljettajan rikkomukset. Sen jälkeen voit hallita rikkomuksia noudattamalla seuraavia ohjeita.

Miten hallitsen rikkomuksia?

  1. Tulosta rikkomuksia kuvaava raportti.
  2. Käy rikkomukset läpi ne tehneen kuljettajan kanssa. On tärkeää keskustella, miksi rikkomukset tehtiin ja miten vastaavat rikkomukset voidaan välttää tulevaisuudessa.
  3. Varmista, että te molemmat ymmärrätte rikkomukset ja syyn niiden tapahtumiseen. Allekirjoita raportti ja pyydä myös kuljettajaa allekirjoittamaan se.
  4. Arkistoi allekirjoitettu raportti yhdessä muistiinpanon kanssa rikkomuksen syystä. On suositeltavaa kirjoittaa muistiinpano ajopiirturin tulosteelle siltä ajalta, jolloin rikkomus tapahtui. Jos viranomaiset suorittavat tarkastuksen, voit esittää raportin todisteeksi, että olet ottanut rikkomukset seurantaan.

Miksi rikkomusten seuranta on tärkeää?

  • Ajo-, lepo- ja työaikoja koskevien lakien tarkoitus on edistää tervettä kilpailua kuljetusalalla ja parantaa liikenneturvallisuutta sekä kuljettajien työolosuhteita. Seurannan järjestäminen rikkomuksille edistää tätä päämäärää.
  • Jos järjestät rikkomusten seurantaa ja keskustelet rikkomuksista kuljettajiesi kanssa, voit välttää samanlaisten rikkomusten toistumisen. Estämällä rikkomuksia sinä ja kuljettajasi voitte myös välttää sakkoja ja rangaistuksia.
  • Jos viranomaiset tarkastavat toimintaasi, voit osoittaa, että pyrit aktiivisesti noudattamaan ajo-, lepo- ja työaikoja koskevia sääntöjä, ja tiedät, mitä säännöt tarkoittavat.

Huomautus: Seurantakirjeessä on tietoja kaikista portaaliin saapuneista rikkomuksista kirjeen lähettämishetkeltä. Saattaa kuitenkin olla sellaisia rikkomuksia, joita ei ole lähetetty portaaliin. Siksi kirje ei takaa, että kuljettajat työskentelevät lakien mukaisesti.

Ota yhteys jälleenmyyjään, jos sinulla on kysymyksiä siitä, kuinka sinun tulisi toimia rikkomusten suhteen.