¿Cómo funciona la carta de seguimiento?
La carta de seguimiento es una carta que se envía por correo electrónico cada dos lunes a todos los destinatarios registrados de la carta.
La carta de seguimiento proporciona información sobre el grado de cumplimiento de su empresa, en el momento del envío de la carta, del reglamento de la UE sobre tiempos de conducción y períodos de descanso (CE/561/2006) y la directiva de tiempo de trabajo para transporte por carretera de la UE 2002/15/CE. La carta de seguimiento contiene una serie de campos distintos, que representan las diferentes categorías de datos del tacógrafo. En la carta de seguimiento, puede ver de forma rápida y clara si su empresa necesita centrarse en alguna categoría en particular.
Los colores de la carta indican el grado de urgencia con el que es necesario tomar medidas en una categoría determinada:
- Rojo indica que se deben tomar medidas en esa categoría de forma inmediata.
- Amarillo indica que se deben tomar medidas en esa categoría próximamente.
- Verde indica que no es necesario tomar medidas en esa categoría en este momento.
Los colores indican si hay algo en un área determinada cuyo seguimiento se debe realizar inmediatamente. La figura muestra cuántos problemas hay actualmente en un área determinada que necesitan seguimiento. Haga clic en Mostrar
para acceder al portal, donde podrá hacer un seguimiento de lo ocurrido en cada categoría.
Campos de la carta de seguimiento
¿No está seguro de lo que indican los campos de la carta de seguimiento?
Las instrucciones siguientes explican lo que significa cada campo, y lo que significan los distintos colores en cada categoría.
Infracciones de los tiempos de conducción e Infracciones de los tiempos de trabajo
Las infracciones de los tiempos de conducción son infracciones del reglamento de la UE sobre tiempos de conducción y períodos de descanso, (CE) n.º 561/2006, mientras que las infracciones de los tiempos de trabajo son infracciones de la directiva de tiempo de trabajo para transporte por carretera de la UE 2002/15/CE. Ambos tipos de infracciones se pueden mostrar en la carta de seguimiento. Para que se muestren las infracciones de los tiempos de trabajo, es necesario tener activada esta opción en el Portal de tacógrafos Scania. También puede establecer la forma en la que se calculan las infracciones de los tiempos de trabajo en el portal.
Cuando se transfiere un archivo nuevo al Portal de tacógrafos Scania, se analiza para identificar nuevas infracciones de ambos tipos. Las nuevas infracciones se deben procesar y, después, archivar. Cuando hace clic en la sección accede a la página Análisis > Infracciones
, en la que puede procesar las infracciones.
Los cuadros de la carta de seguimiento están marcados en rojo, si se han producido infracciones que no se procesaron en el momento de enviar la carta. La sección está marcada en verde, si no hay infracciones que procesar.
Descargas demoradas
Las descargas demoradas se basan en el intervalo de recordatorio que se establece en la página Configuración > Conductores > Intervalos de descarga
y la página Configuración > Vehículos > Recordatorios
. Cuando hace clic en la sección, accede a la página Operaciones > Recordatorios
, en la que puede ver las descargas demoradas de su empresa.
Un archivo se demora si han transcurrido tanto el intervalo de descarga como el intervalo de recordatorio sin que se haya transferido el archivo al portal. La sección de la carta de seguimiento aparecerá marcada entonces en color rojo. La sección está marcada en verde, si no hay descargas demoradas.
Calibración del tacógrafo
Los tacógrafos de sus vehículos se deben calibrar cada dos años. Cuando hace clic en esta sección accede a la página Configuración > Vehículos > Detalles del vehículo
, en la que puede ver cuándo se debe realizar la próxima calibración de sus vehículos.
La sección está marcada en color rojo, si algún vehículo ha superado la fecha de su próxima calibración. La sección está marcada en color amarillo cuando a uno de sus vehículos le quedan menos de 2 meses hasta la próxima calibración. La sección está marcada en color verde cuando a todos sus vehículos les quedan más de 2 meses hasta la próxima calibración. Toda la información sobre la calibración se basa en datos del último archivo recibido.
Tarjeta de conductor que va a caducar, Tarjeta de empresa que va a caducar y Permiso de conducción que va a caducar
Las tarjetas de conductor, las tarjetas de empresa y los permisos de conductor solo son válidos durante un período de tiempo limitado. Una vez finalizado este período, es necesario sustituir las tarjetas.
Nota: Las fechas de caducidad de los permisos de conducción, a diferencia de las tarjetas de conductor y las tarjetas de empresa, se deben agregar manualmente al portal.
En los campos de la carta de seguimiento, podrá ver el número de tarjetas de conductor, tarjetas de empresa y permisos de conducción que están a punto de caducar. Los campos aparecerán marcados en amarillo cuando las tarjetas estén a punto de caducar. Si los campos están marcados en rojo significa que hay tarjetas que ya han caducado. Estas tarjetas deberán sustituirse de forma inmediata.
Nota: Debe asegurarse de que se hayan transferido todos los datos restantes de las tarjetas de conductor una vez que hayan caducado.
Empresa vinculada
En sus vehículos, el tacógrafo debe estar vinculado a una tarjeta que pertenezca a su empresa. Si el tacógrafo no está vinculado, podrían acceder a sus datos personas no autorizadas. Por tanto, para la integridad de su empresa, es importante vincular el tacógrafo. Si el tacógrafo está vinculado a una tarjeta que no pertenece a su empresa, los datos de su empresa podrían perderse. Una vez comprobados, la empresa corre el riesgo de sanciones, puesto que es un requisito legal archivar todos los datos de la tarjeta del conductor.
Cuando hace clic en esta sección, accede a la página Configuración > Vehículos > Detalles del vehículo
, en la que puede ver la información sobre los vínculos de empresa de sus vehículos. El campo está marcado en rojo si alguno de sus vehículos está incorrectamente vinculado. Esto significa que la tarjeta del tacógrafo que está vinculada no pertenece a la misma empresa que la tarjeta que se utilizó la última vez que se descargaron datos registrados. El campo está marcado en amarillo si hay vehículos con tacógrafos sin vincular. El campo está marcado en verde si no hay vehículos con tacógrafos que estén incorrectamente vinculados o desvinculados.
Archivos no válidos
Si se ha transferido un archivo no válido al portal, aparecerá en este cuadro. Puede tratarse de un archivo dañado o un archivo del vehículo sin datos de conductor. Un archivo dañado puede deberse a problemas de hardware del tacógrafo. Contacte con su departamento de asistencia local, para obtener más información y asistencia. Si un archivo no tiene datos de conductor, el tacógrafo puede estar vinculado a una tarjeta que no pertenezca a su empresa. Puede comprobarlo en la página Configuración > Vehículos > Detalles del vehículo
.
Al hacer clic en este cuadro, llegará a la página Transferencias de archivos > Almacén de archivos
. Allí, podrá ver más información sobre el error y cuándo se descargó el archivo.
El cuadro está marcado en rojo si se ha descargado un archivo no válido en las últimas 2 semanas. El cuadro está marcado en verde cuando no hay ningún archivo recibido que no sea válido.
Seguimiento de infracciones
¿Muestra la carta de seguimiento infracciones de los tiempos de conducción o infracciones de los tiempos de trabajo de sus conductores?
Si este es el caso, deberá realizar un seguimiento de estas. En primer lugar, vaya a la página Análisis > Administración de infracciones
en el portal. Aquí puede crear un informe para cada conductor, que enumera las infracciones cometidas por el conductor. A continuación, puede gestionar las infracciones siguiendo las instrucciones indicadas más abajo.
¿Cómo gestiono las infracciones?
- Imprima el informe que describe las infracciones.
- Revise las infracciones con el conductor que las ha cometido. Es importante analizar el motivo por el que se han producido las infracciones y la forma en que se pueden evitar infracciones similares en el futuro.
- Asegúrese de que ambas partes entienden las infracciones y los motivos por los que se han producido. Firme el informe y pida al conductor que también lo haga.
- Archive el informe firmado junto con una nota aclaratoria de los motivos por los que se produjo la infracción. La nota debería estar escrita, preferiblemente, en la impresión del tacógrafo del momento en que se produjo la infracción. En caso de inspección por parte del organismo correspondiente, puede mostrar el informe como evidencia de que ha realizado un seguimiento de las infracciones.
¿Por qué debo gestionar las infracciones?
- El objetivo de la normativa relacionada con los tiempos de conducción, los períodos de descanso y el tiempo de trabajo es promover una competencia sana en la industria del transporte y mejorar la seguridad en carretera y las condiciones de trabajo de los conductores. Al realizar el seguimiento de las infracciones, está colaborando en la promoción de esta iniciativa.
- Si realiza un seguimiento y discute las infracciones con sus conductores, podrá evitar que se puedan volver a producir infracciones similares. La prevención de las infracciones le permitirá a usted y a sus conductores evitar también posibles sanciones y multas.
- En caso de inspección por parte del organismo correspondiente, podrá demostrarle que está trabajando activamente para cumplir la normativa sobre tiempos de conducción, períodos de descanso y tiempo de trabajo, y que es consciente de la importancia de esas reglas.
Nota: La carta de seguimiento contiene información sobre todas las infracciones transferidas al portal en el momento en que se envió la carta. No obstante, también podrían existir infracciones que no se hayan cargado en el portal. Por tanto, la carta no es una garantía de que sus conductores hayan trabajado siguiendo la normativa vigente.
Póngase en contacto con un concesionario si tiene dudas sobre cómo debería actuar para realizar el seguimiento de las infracciones.