Wie funktioniert das Nachfassschreiben?

Das Nachfassschreiben wird jeden zweiten Montag per E-Mail an alle registrierten Empfänger des Briefes gesendet.

Das Nachfassschreiben liefert eine Übersicht darüber, wie gut Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt des Briefversands die EU-Regelung bezüglich Lenkzeiten und Ruhezeiten, (EG) Nr. 561/2006 sowie die EU-Richtlinie 2002/15/EG bezüglich der Arbeitszeit im Bereich des Straßentransports eingehalten hat. Das Nachfassschreiben enthält mehrere verschiedene Felder, die verschiedene Kategorien der Fahrtenschreiberdaten darstellen. Anhand des Nachfassschreibens können Sie schnell und deutlich sehen, ob sich Ihr Unternehmen auf eine bestimmte Kategorie konzentrieren muss.

Die Farben im Schreiben geben die Dringlichkeit von Maßnahmen in einer bestimmten Kategorie an:

• Rot: In der Kategorie müssen umgehend Maßnahmen ergriffen werden.
• Gelb: In der Kategorie müssen in Kürze Maßnahmen ergriffen werden.
• Grün: In der Kategorie müssen momentan keine Maßnahmen ergriffen werden.

Die Farben weisen darauf hin, ob es in einem bestimmten Bereich etwas gibt, wofür Sie sofort Maßnahmen ergreifen müssen. Die Abbildung zeigt, wie viele Beanstandungen derzeit in einem bestimmten Bereich vorhanden sind, für die eine Nachbearbeitung erforderlich ist. Klicken Sie auf Anzeigen, um Zugriff auf das Portal zu erhalten, wo Sie nachverfolgen können, was in der Kategorie geschehen ist.

Felder im Nachfassschreiben

Sind Sie sich nicht sicher, auf was die Felder im Nachfassschreiben hinweisen?

Die Anweisungen unten erklären die Bedeutung der einzelnen Felder sowie der verschiedenen Farben in jeder Kategorie.

Gesetzesüberschreitungen bezüglich Lenkzeit und Gesetzesüberschreitungen bezüglich Arbeitszeit

Bei Gesetzesüberschreitungen bezüglich Lenkzeit handelt es sich um Gesetzesüberschreitungen gegen die EU-Regelung bezüglich Lenkzeiten und Ruhezeiten, (EG) Nr. 561/2006, wohingegen Gesetzesüberschreitungen bezüglich Arbeitszeit Gesetzesüberschreitungen gegen die EU-Richtlinie 2002/15/EG bezüglich der Arbeitszeit im Bereich des Straßenverkehrs sind. Beide Arten von Gesetzesüberschreitungen können im Nachfassschreiben angezeigt werden. Zur Anzeige von Gesetzesüberschreitungen bezüglich Arbeitszeit muss diese Option im Scania Tachograph Portal aktiviert werden. Sie können darüber hinaus einstellen, wie Gesetzesüberschreitungen bezüglich Arbeitszeit im Portal berechnet werden.

Wenn eine neue Datei in das Scania Tachograph Portal übertragen wird, wird sie im Hinblick auf neue Gesetzesüberschreitungen bezüglich Lenkzeit und Arbeitszeit analysiert. Neue Gesetzesüberschreitungen müssen bearbeitet und anschließend archiviert werden. Wenn Sie auf den Abschnitt klicken, wird die Seite Analyse > Gesetzesüberschreitungen geöffnet, auf der Sie die Gesetzesüberschreitungen bearbeiten können.

Die Felder im Nachfassschreiben sind rot markiert, wenn Gesetzesüberschreitungen vorhanden sind, die zum Zeitpunkt, als das Schreiben gesendet wurde, noch nicht bearbeitet wurden. Der Abschnitt ist grün markiert, wenn keine zu bearbeitenden Gesetzesüberschreitungen vorliegen.

Verzögerte Downloads

Verzögerte Downloads basieren auf den von Ihnen auf der Seite Einstellungen > Fahrer > Downloadintervalle sowie auf der Seite Einstellungen > Fahrzeuge > Erinnerungen eingestellten Downloadintervallen. Wenn Sie auf den Abschnitt klicken, wird die Seite Betrieb > Erinnerungen geöffnet, auf der die verzögerten Downloads Ihres Unternehmens angezeigt werden.

Eine Datei wird als verzögert eingestuft, wenn sowohl das Downloadintervall als auch das Erinnerungsintervall verstrichen sind, ohne dass die Datei in das Portal übertragen wurde. Der Abschnitt im Nachfassschreiben ist dann rot markiert. Der Abschnitt ist grün markiert, wenn keine verzögerten Downloads vorhanden sind.

Kalibrierung des Fahrtenschreibers

Die Fahrtenschreiber in Ihren Fahrzeugen müssen alle zwei Jahre kalibriert werden. Wenn Sie auf diesen Abschnitt klicken, wird die Seite Einstellungen > Fahrzeuge > Fahrzeugdaten geöffnet, auf der Sie sehen können, wann die nächste Kalibrierung bei Ihren Fahrzeugen fällig ist.

Dieser Abschnitt ist rot markiert, wenn das Datum der nächsten Kalibrierung bei einem Fahrzeug überschritten wurde. Der Abschnitt ist gelb markiert, wenn bei einem Ihrer Fahrzeuge in weniger als zwei Monaten die nächste Kalibrierung ansteht. Der Abschnitt ist grün markiert, wenn alle Ihre Fahrzeuge mehr als zwei Monate Zeit bis zur nächsten Kalibrierung haben. Sämtliche Angaben zur Kalibrierung basieren auf den Daten der letzten empfangenen Datei.

Ablaufende Fahrerkarte, Ablaufende Unternehmenskarte und Ablaufender Führerschein

Fahrerkarten, Unternehmenskarten und Führerscheine sind nur für einen begrenzten Zeitraum gültig. Nach diesem Zeitraum müssen die Karten ersetzt werden.

Hinweis: Gültigkeitsdaten für Führerscheine müssen anders als für Fahrerkarten und Unternehmenskarten manuell zum Portal hinzugefügt werden.

In den Feldern des Nachfassschreibens sehen Sie die Anzahl der Fahrerkarten, Unternehmenskarten und Führerscheine, die bald ablaufen. Die Felder sind gelb markiert, wenn Karten vorhanden sind, die bald ablaufen. Wenn die Felder rot markiert sind, bedeutet dies, dass Karten vorhanden sind, die bereits abgelaufen sind. Diese Karten müssen sofort ersetzt werden.

Hinweis: Sie müssen sicherstellen, dass die gesamten restlichen Daten von den Fahrerkarten übertragen wurden, nachdem diese abgelaufen sind.

Zuordnung zu einem Unternehmen

Der Fahrtenschreiber in Ihren Fahrzeugen muss auf eine Karte programmiert sein, die Ihrem Unternehmen gehört. Wenn der Fahrtenschreiber nicht programmiert ist, können unbefugte Personen auf Ihre Daten zugreifen. Die Programmierung des Fahrtenschreibers ist daher für die Integrität Ihres Unternehmens wichtig. Wenn der Fahrtenschreiber auf eine Karte, die nicht Ihrem Unternehmen gehört, programmiert ist, kann dies dazu führen, dass Daten für Ihr Unternehmen fehlen. In diesem Fall besteht dann bei einer Prüfung das Risiko, Geldstrafen auferlegt zu bekommen, da die Archivierung aller Fahrerkartendaten gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wenn Sie auf diesen Abschnitt klicken, wird die Seite Einstellungen > Fahrzeuge > Fahrzeugdaten geöffnet, auf der Sie Informationen zur Programmierung Ihrer Fahrzeuge auf das Unternehmen ansehen können. Das Feld ist rot markiert, wenn mindestens eines Ihrer Fahrzeuge inkorrekt programmiert ist. Dies bedeutet, dass die Karte, auf die der Fahrtenschreiber programmiert ist, nicht zum gleichen Unternehmen gehört wie die Karte, die beim letzten Herunterladen von registrierten Daten verwendet wurde. Das Feld ist gelb markiert, wenn Fahrzeuge mit Fahrtenschreibern ohne Programmierung vorhanden sind. Das Feld ist grün markiert, wenn keine Fahrzeuge mit Fahrtenschreibern vorhanden sind, die inkorrekt bzw. nicht programmiert sind.

Ungültige Dateien

Wenn eine ungültige Datei in das Portal übertragen wurde, erscheint sie in diesem Feld. Dabei kann es sich um eine beschädigte Datei oder eine Fahrzeug-Datei ohne Fahrerdaten handeln. Eine beschädigte Datei kann auf Hardwareprobleme mit dem Fahrtenschreiber zurückzuführen sein. Wenden Sie sich bitte für weitere Informationen und zur Unterstützung an Ihr örtliches Helpdesk. Bei einer Datei ohne Fahrerdaten ist der Fahrtenschreiber möglicherweise einer Karte zugeordnet, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehört. Sie können dies auf der Seite Einstellungen > Fahrzeuge > Fahrzeugdaten überprüfen.

Wenn Sie auf dieses Feld klicken, wird die Seite Dateiübertragungen > Dateiarchiv angezeigt. Hier werden weitere Informationen zum Fehler angezeigt und auch, wann die Datei heruntergeladen wurde.

Das Feld ist rot gekennzeichnet, wenn eine ungültige Datei in den letzten 2 Wochen heruntergeladen wurde. Das Feld ist grün gekennzeichnet, wenn keine empfangene Datei ungültig ist.

Nachbearbeitung von Gesetzesüberschreitungen

Zeigt das Nachfassschreiben Gesetzesüberschreitungen bezüglich Lenkzeit oder Arbeitszeit für Ihre Fahrer?

Wenn dies der Fall ist, müssen Sie diese nachbearbeiten. Navigieren Sie zunächst zur Seite Analyse > Verwaltung von Gesetzesüberschreitungen im Portal. Hier können Sie einen Bericht mit den von jedem Fahrer begangenen Gesetzesüberschreitungen erstellen. Sie können dann die Gesetzesüberschreitungen verwalten, indem Sie die Anweisungen unten befolgen.

Wie verwalte ich Gesetzesüberschreitungen?

1. Drucken Sie den Bericht, in dem die Gesetzesüberschreitungen beschrieben werden, aus.
2. Gehen Sie die Gesetzesüberschreitungen mit dem Fahrer durch, der diese begangen hat. Es ist wichtig, dass Sie mit dem Fahrer erörtern, warum die Gesetzesüberschreitungen begangen wurden und wie ähnliche Gesetzesüberschreitungen in Zukunft vermieden werden können.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie beide sowohl die Gesetzesüberschreitungen als auch den Grund dafür verstehen. Unterschreiben Sie den Bericht und bitten Sie auch den Fahrer, diesen zu unterschreiben.
4. Archivieren Sie den unterzeichneten Bericht mit einer Notiz über den Grund für die Gesetzesüberschreitung. Die Notiz sollte vorzugsweise auf dem Fahrtenschreiberausdruck des Zeitpunkts festgehalten werden, zu dem die Gesetzesüberschreitung begangen wurde. Im Falle einer behördlichen Überprüfung können Sie den Bericht als Nachweis vorlegen, dass die entsprechende Nachbearbeitung erfolgt ist.

Warum muss ich Gesetzesüberschreitungen nachbearbeiten?

• Der Zweck der Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten sowie Arbeitszeit ist es, einen gesunden Wettbewerb in der Transportindustrie zu fördern sowie die Verkehrssicherheit und die Arbeitsbedingungen der Fahrer zu verbessern. Durch die Nachbearbeitung von Gesetzesüberschreitungen können Sie hierzu beitragen.
• Außerdem können Sie durch die Nachbearbeitung und Erörterung von Gesetzesüberschreitungen mit Ihren Fahrern erneute ähnliche Verstöße vermeiden. Durch die Vermeidung von Gesetzesüberschreitungen können Sie und Ihre Fahrer wiederum Ordnungsstrafen und Geldbußen vermeiden.
• Im Falle einer behördlichen Überprüfung können Sie belegen, dass Sie aktiv daran arbeiten, die Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten sowie zur Arbeitszeit einzuhalten, und sich der Bedeutung dieser Vorschriften bewusst sind.

Hinweis: Das Nachfassschreiben enthält Angaben zu allen Gesetzesüberschreitungen, die zum Zeitpunkt des Briefversands in das Portal übertragen worden sind. Es können jedoch auch Gesetzesüberschreitungen vorliegen, die nicht in das Portal hochgeladen wurden. Der Brief ist somit keine Garantie dafür, dass sich Ihre Fahrer bei ihrer Arbeit gesetzeskonform verhalten haben.

Wenden Sie sich an Ihren Händler, wenn Sie Fragen zur Nachbearbeitung von Gesetzesüberschreitungen haben.