Hvordan fungerer opfølgningsbrevet?

Opfølgningsmailen er et brev, der sendes via e-mail hver anden mandag til alle registrerede modtagere af mailen.

Opfølgningsbrevet giver et øjebliksbillede af, i hvor høj grad din virksomhed havde overholdt EU’s køre-/hviletidsregler (EF nr. 561/2006) og EU-direktiv 2002/15/EF vedrørende arbejdstid i forbindelse med vejtransportaktiviteter på det tidspunkt, hvor brevet er sendt. Opfølgningsbrevet indeholder en række felter, der repræsenterer forskellige kategorier for fartskriverdata. I opfølgningsbrevet kan du hurtigt og tydeligt se, om din virksomhed har brug for at fokusere på en bestemt kategori.

Farverne i brevet indikerer, hvor presserende det er at tage fat på en bestemt kategori:

  • Rød angiver, at der omgående skal tages fat på kategorien.
  • Gul angiver, at der snarest muligt skal tages fat på kategorien.
  • Grøn angiver, at der for øjeblikket ikke kræves nogen tiltag inden for kategorien.
 
Køretidsovertrædelseer
3
VIS
 
 
Arbejdstidsovertrædelseer
0
VIS
 
 
Forsinkede overførsler
0
VIS
 
 
Fartskriverkalibrering
0
VIS
 
 
Udløbende førerkort
2
VIS
 
 
Udløbende virksomhedskort
1
VIS
 
 
Udløbende kørekort
2
VIS
 
 
Virksomhedslåseproblemer
0
VIS
 
 
Ugyldige filer
0
VIS
 

Farverne viser, om der er noget i et bestemt område, der omgående skal følges op på. Tallet viser, hvor mange aktuelle forhold, der er inden for et bestemt område, som der skal følges op på. Klik på Vis for at få adgang til portalen, hvor du kan følge op på, hvad der er sket inden for kategorien.

Felter i opfølgningsbrevet

Er du usikker på, hvad felterne i opfølgningsbrevet angiver?

Nedenstående instruktioner forklarer, hvad de enkelte felter viser samt hvad de forskellige farver betyder inden for hver kategori.

Køretidsovertrædelser og Arbejdstidsovertrædelser

Køretidsovertrædelser er overtrædelser af EU’s køre-/hviletidsregler (forordning (EF) nr. 561/2006), mens arbejdstidsovertrædelser er overtrædelser i forhold til EU-direktiv 2002/15/EF vedrørende arbejdstid i forbindelse med vejtransportaktiviteter. Begge disse typer af overtrædelse kan ses i opfølgningsbrevet. For at få arbejdstidsovertrædelser vist skal denne funktion være aktiveret på Scania Fartskriverportal. Du kan også angive, hvordan arbejdstidsovertrædelser beregnes på portalen.

Når der overføres en ny fil til Scania Fartskriverportal, bliver den analyseret for at identificere nye overtrædelser af begge disse typer. De nye overtrædelser skal behandles og derefter arkiveres. Når du klikker på afsnittet, kommer du frem til siden Analyse > Overtrædelser, hvor du kan behandle overtrædelserne.

Felterne i opfølgningsmailen markeres med rødt, hvis der er overtrædelser, der ikke er behandlet på det tidspunkt, hvor mailen er sendt. Afsnittet markeres med grønt, hvis der ikke er nogen overtrædelser, der skal behandles.

Forsinkede overførsler

Forsinkede overførsler er baseret på det påmindelsesinterval, som du har angivet på siden Indstillinger > Chauffører > Overførselsintervaller og på siden Indstillinger > Køretøjer > Påmindelser. Når du klikker på afsnittet, kommer du frem til siden Handlinger > Påmindelser, hvor du kan se de forsinkede overførsler for din virksomhed.

En fil er forsinket, hvis både overførselsintervallet og påmindelsesintervallet er passeret, uden at filen er blevet overført til portalen. Afsnittet i opfølgningsbrevet bliver markeret med rødt. Afsnittet markeres med grønt, hvis der ikke er nogen forsinkede overførsler.

Fartskriverkalibrering

Fartskriverne i dine køretøjer skal kalibreres hvert andet år. Når du klikker på dette afsnit, kommer du frem til siden Indstillinger > Køretøjer > Køretøjsoplysninger, hvor du kan se, hvornår den næste kalibrering af dine køretøjer skal finde sted.

Afsnittet markeres med rødt, hvis et køretøj har passeret datoen for næste kalibrering. Afsnittet markeres med gult, når et af dine køretøjer har mindre end to måneder tilbage til næste kalibrering. Afsnittet markeres med grønt, hvis alle dine køretøjer har mere end to måneder tilbage til næste kalibrering. Alle oplysningerne om kalibrering er baseret på data fra den senest modtagne fil.

Førerkort, der udløber, Virksomhedskort, der udløber og Kørekort, der udløber

Førerkort, virksomhedskort og kørekort har en begrænset gyldighedsperiode. Ved udløb af denne periode skal kortene udskiftes.

Bemærk: Udløbsdatoer for kørekort skal, i modsætning til førerkort og virksomhedskort, tilføjes manuelt på portalen.

I felterne i opfølgningsmailen kan du se det antal førerkort, virksomhedskort og kørekort, som snart udløber. Felterne markeres med gult for kort, der snart udløber. Hvis felterne er markeret med rødt, er det kort, som allerede er udløbet. Disse kort bør udskiftes med det samme.

Bemærk: Du bør kontrollere, at alle resterende data er overført fra førerkortene, efter at de er udløbet.

Virksomhedslås

Fartskriveren i dine køretøjer skal være låst til et kort, der tilhører din virksomhed. Hvis fartskriveren ikke er låst, vil personer, der ikke har bemyndigelse hertil, have adgang til dine data. Af hensyn til din virksomheds integritet er det vigtigt at låse fartskriveren. Hvis fartskriveren er låst til et kort, der ikke tilhører din virksomhed, kan det resultere i, at der mangler data for din virksomhed. I forbindelse med en kontrol er der risiko for, at virksomheden få bøder, da alle førerkortdata skal arkiveres ifølge lovgivningen.

Når du klikker på dette afsnit, kommer du frem til siden Indstillinger > Køretøjer > Køretøjsoplysninger, hvor du kan se information om virksomhedslåsning for dine køretøjer. Feltet er markeret med rødt, hvis et/flere af dine køretøjer ikke er låst korrekt. Det betyder, at det kort, som fartskriveren er låst til, ikke tilhører samme virksomhed som det kort, der blev anvendt sidste gang registrerede data blev overført. Feltet er markeret med gult, hvis der er køretøjer med fartskrivere, der ikke er låst. Feltet er markeret med grønt, hvis der ikke er nogen køretøjer med fartskrivere, der ikke er låst eller ikke er låst korrekt.

Ugyldige filer

Hvis en ugyldig fil er blevet overført til portalen, vises den i dette felt. Det kan være en beskadiget fil eller en køretøjsfil uden chaufførdata. En beskadiget fil kan skyldes hardwareproblemer med fartskriveren. Kontakt din lokale Helpdesk for at få yderligere information og assistance. Hvis en fil ikke har chaufførdata, kan fartskriveren være låst til et kort, der ikke tilhører din virksomhed. For at kontrollere dette kan du bruge siden Indstillinger > Køretøjer > Køretøjsoplysninger.

Når du klikker på dette felt, kommer du til siden Filoverførsler > Filarkiv. Der kan du se flere oplysninger om fejlen og se, hvornår filen blev overført.

Feltet er markeret med rødt, hvis en ugyldig fil er blevet overført inden for de seneste 2 uger. Feltet er markeret med grønt, hvis ingen af de modtagne filer er ugyldige.

Opfølgning på overtrædelser

Viser opfølgningsbrevet, at der er køretidsovertrædelser og arbejdstidsovertrædelser begået af dine chauffører?

I så fald skal du følge op på disse. Gå først til siden Analyse > Administration af overtrædelser på portalen. Her kan du oprette en rapport for de enkelte chauffører, hvor de overtrædelser, som chaufføren har begået, vises. Derefter kan du administrere overtrædelserne ved at følge nedenstående anvisninger.

Hvordan administrerer jeg overtrædelser?

  1. Udskriv rapporten, der indeholder en beskrivelse af overtrædelserne.
  2. Gennemgå overtrædelserne med chaufføren, som har begået dem. Det er vigtigt at diskutere, hvorfor overtrædelserne er blevet begået, og hvordan lignende overtrædelser kan undgås i fremtiden.
  3. Sørg for, at begge parter forstår overtrædelserne og årsagen til, at de er sket. Underskriv rapporten, og bed chaufføren om at gøre det samme.
  4. Arkivér den underskrevne rapport sammen med en note om årsagen til overtrædelsen. Noten skal helst skrives på fartskriverudskriften fra det tidspunkt, hvor overtrædelsen blev begået. Hvis myndighederne foretager en kontrol, kan du fremvise rapporten som bevis på, at du har fulgt op på overtrædelserne.

Hvorfor skal jeg følge op på overtrædelser?

  • Formålet med køre-/hviletidsreglerne og reglerne for arbejdstid er at fremme sund konkurrence i transportbranchen samt at forbedre trafiksikkerheden og chaufførernes arbejdsforhold. Ved at følge op på overtrædelser hjælper du med til at fremme dette.
  • Hvis du følger op på og diskuterer overtrædelser med dine chauffører, kan du forebygge, at lignende overtrædelser forekommer igen. Ved at forebygge at der begås overtrædelser, kan du og dine chauffører også undgå bøder og sanktioner.
  • Hvis myndighederne foretager en kontrol, kan du godtgøre, at du aktivt arbejder på, at køre-/hviletidsreglerne og reglerne for arbejdstid overholdes, og at du er klar om, hvad reglerne betyder.

Bemærk: Opfølgningsmailen indeholder information om alle de overtrædelser, der er overført til portalen på det tidspunkt, hvor mailen er sendt. Men der kan også være overtrædelser, der ikke er blevet overført til portalen. Derfor er brevet ingen garanti for, at dine chauffører har arbejdet i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontakt din forhandler, hvis du har spørgsmål i forbindelse med, hvordan du skal følge op på overtrædelser.